Stellen Sie sich vor, Sie haben ein riesiges Event geplant und plötzlich sorgt ein Weltgeschehen für nie dagewesene Restriktionen. Was tun Sie?
Geht nicht? Gibt’s bei uns nicht! Wir haben die Lösung: Ihre Veranstaltung findet statt – als Hybrid Event!
Hybride Events haben den großen Vorteil, dass sie sowohl live in Präsenz, als auch online auf virtueller Ebene stattfinden können. Die Veranstaltung wird an dem einen (geografischen) Ort durchgeführt und gleichzeitig live über das Internet übertragen.
Wir gehen sogar so weit, zu behaupten, dass hybride Veranstaltungen einen noch größeren Erfolg versprechen als Events, die ortsgebunden stattfinden. Warum? Weil hybride Events Grenzen sprengen und durch den digitalen Auftritt eine globale Reichweite gewinnen. Warum und wie sie außerdem Kosten einsparen, die Umwelt unterstützen und die Zukunftsträger der Veranstaltungsbranche werden, erfahren Sie hier.
Schon lange wird Digitalisierung für Unternehmen immer mehr zum Standard. Die Umwandlung analoger Prozesse in digitale Strukturen erleichtert in vielerlei Hinsicht den Arbeitsalltag. Im Zuge der Digitalisierung werden nicht nur Softwares eingeführt, die Daten synchron speichern, verwalten und Unternehmen erlauben, an einem Ort Zugriff auf all diese zu haben. ‚Auch ganze Arbeitsstrukturen werden hin zu mehr Flexibilität, Selbstbestimmung und Eigenverantwortung verändert. Unter anderem ortsunabhängiges, standortübergreifendes Arbeiten wird ermöglicht und genau das können wir für uns nutzen!
Hybride Events sind ein Mix aus Offline und Online. Sie sind die Schlussfolgerung aus Digitalisierung und Globalisierung – die weltweite Verbindung von Wirtschaft und Interaktion zwischen Menschen und Unternehmen stehen im Fokus. Welche Möglichkeiten sich dadurch ergeben, können Sie vielleicht erahnen:
Von einem auf den anderen Tag können Sie mit minimalem Umplanungsaufwand trotzdem maximalen Mehrwert liefern. Zudem kann sich weltweit gesehen jeder, der über eine stabile Internetverbindung verfügt, zuschalten. Erreichen Sie auf diesem Weg um ein Vielfaches mehr Menschen – sowohl unabhängig von Ort (und ggf. Zeit), als auch von jeglichen Quarantäne- und Social Distancing-Restriktionen.
Sparen Sie Kosten ein, die für eine Serien-Veranstaltung sogar in mehreren Städten und Locations angefallen wären. Dazu gehört unter anderem das Catering- & Personal-Budget, welches zum Teil eingespart werden kann, sowie die Kosten für Anreise und Logie der Gäste. die Ihr hybrides Event bequem von Zuhause aus verfolgen können. Letzteres trägt zudem zu Umweltschutz und Nachhaltigkeit bei.
Gibt’s denn nun auch Nachteile bei hybriden Events? Online-Gegner könnten hybride Events womöglich als “zu unpersönlich” bezeichnen. Jedoch findet Kommunikation in der heutigen Zeit immer mehr über soziale Medien oder Messenger-Dienste statt. Wo Mimik und Gestik fehlt, kann auf eine Art und Weise natürlich auch die Kontaktqualität leiden. Wir stimmen zu: Online-Teilnehmer genießen keine Face-to-Face-Interaktion mit Gastgebern und Referenten. Dennoch sind wir ganz klar der Meinung: Wo ein Wille, da ein Weg – und das gilt auch für unsere Zukunft in der digitalen Welt und unsere unendlichen Möglichkeiten sich auch hier adäquat austauschen zu können.
Natürlich ist bei Hybrid Events ebenfalls ein organisatorischer und vor allem technischer Aufwand nötig, der je nach Programmplanung mit Investitionskosten verbunden sein kann. Auch hier will Personal eingearbeitet werden, das die Teilnehmer (virtuell) betreut und die richtigen Knöpfchen im vorgegebenen Moment drückt. Letztlich kann dies jedoch auf einer großanteiligen Einmal-Investition basieren, die am Ende einen höheren Umsatz ermöglicht: Einmal aufgesetzte und eingeprobte Abläufe können wiedergenutzt werden, sowie Einrichtungskosten nach der Erstveranstaltung entfallen. Zudem ist der Personalaufwand vor Ort geringer und kompensiert den Mehraufwand für die Online-Betreuung.
Natürlich gibt es einige Dinge zu beachten, wenn es um die inhaltliche Planung des hybriden Events geht. Nun unterscheiden diese sich aber gar nicht allzu sehr von denen einer Präsenzveranstaltung. Die oberste Regel der Dienstleisterbranche: Der Kunde ist König! Die Frage lautet also stets, was für Ihre Teilnehmer interessant ist und einen entsprechenden Mehrwert liefert. Mit einer interaktiven Gestaltung und überraschenden Ideen können Sie auf kreative Art und Weise die Aufmerksamkeit Ihrer virtuellen Gäste für sich gewinnen. Wird Ihr hybriden Events zusätzlich charmant moderiert, schaffen Sie es, die Bühnenatmosphäre bis in die Wohnzimmer Ihrer Teilnehmer zu bringen.
Eine zuverlässige Internetverbindung gilt als einzige Voraussetzung für Ihre Teilnehmer. Sie als Veranstalter sollten darüber hinaus über den Zugang zur richtigen Plattform für Ihr Vorhaben sowie passende Lösungen für eine einwandfreie Übertragung per Stream verfügen. Eine professionelle Audio-Video-Technik garantiert zudem und unter anderem Ihren Experten eine problemlose virtuelle Zuschaltung, so sie nicht live bzw. vor Ort dabei sein können.
Eine hybride Veranstaltung bedarf – ebenso wie jedes andere Event – einer genauen Planung im Hinblick auf Location, Logistik, Einrichtung der Technik (Soft- & Hardware) sowie die Koordination der Teilnehmer – offline und online. Offline-Teilnehmer benötigen eine reguläre An- und Abreiseabwicklung sowie die Buchung Ihrer Hotelzimmer und gegebenenfalls ein Catering vor Ort. Online-Teilnehmer wiederum bedürfen einer professionellen und leistungsstarken virtuellen Betreuung.
Für ein Hybrid Event wird eine technische Betreuung vor Ort benötigt. Hierbei handelt es sich sowohl um Audio- als auch Videotechnik, sowie sonstig benötigte Ausrüstung (Bühnenausleuchtung, Pulte etc.). Die Funktionsfähigkeit des Streaming an sich und eine professionelle Übertragung von Bild und Ton müssen gesichert sein.
Ihre virtuellen Teilnehmer werden verständlich durch sämtliche Online-Prozesse geleitet und eventuelle Fragen zur Veranstaltung von entsprechend geschultem Personal beantwortet. Seien Sie an dieser Stelle daran erinnert, dass gegebenenfalls auch Dolmetscher*innen für Ihr internationales Publikum gebucht werden sollten. Einem virtuellen Austausch mit anderen Teilnehmern oder auch den Referenten und Ihnen als Veranstalter steht nichts im Weg.
Im Anschluss an das Hybrid Event kann – wie bei jeder anderen Veranstaltung auch – eine Nachproduktion der Inhalte erfolgen. Hierbei werden die Foto- und Videoaufnahmen sowie sonstige Auswertungen und ggf. Online-Inhalte verwendet, professionell aufbereitet und zusammengeschnitten, und beispielsweise auch für Ihre Kunden und/oder Mitarbeiter im Nachhinein zur Verfügung gestellt.
Wir von tauleo – auch besser bekannt als die “Leichtmacher” – organisieren und betreuen Hamburg- und weltweit Ihre Events und Incentives mit voller Leidenschaft. Das bedeutet für uns nicht nur, dass wir es Ihnen besonders leicht machen werden. Wir nehmen Ihnen Veranstaltungskonzeption sowie -organisation ab und verwandeln Ihr Anliegen in ein unvergessliches Erlebnis. Dabei legen wir unseren Fokus auf Ihre individuellen Bedürfnisse und erschwingliche Honorare. Wir wollen, dass Ihr Event ein Erlebnis wird, das zu Ihnen, Ihrer Unternehmensphilosophie und Ihren individuellen Vorstellungen passt!
Als Full-Service-Agentur übernehmen wir von der Eventkonzeption und Location-Suche, über Bookings und Teilnehmermanagement bis hin zur Vor-Ort-Betreuung und schlussendlich Erfolgskontrolle alle Aufgaben, die im Rahmen Ihrer Veranstaltung anfallen. Neben hybriden Events, generellen Online-Veranstaltungen und Webinaren realisieren wir auch Firmenjubiläen, Gala-Events, Messen, Kongresse, Hotelkontingentverwaltungen sowie Incentive-Reisen und -Events. Unserem Portfolio sind keine Grenzen gesetzt – testen Sie uns!
Ihnen sind Werte wie Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung wichtig? Uns auch! Nicht umsonst achten wir auf Recycling, Müllvermeidung, Strombezug aus erneuerbaren Energien, unterstützen Firmen, die soziale Projekte fördern sowie auf Fair Trade achten und leisten unseren Beitrag in Form von gemeinnützigen Spenden oder Patenschaften.
Wir arbeiten mit zuverlässigen und erstklassigen Partnern in den Bereichen Veranstaltungstechnik, Filmproduktion, Logistik, Catering, Werbung, Grafikdesign und Kopie und Digitaldruck zusammen, sowie mit einzigartigen Eventlocations, um Ihnen Ihr perfektes Event- oder Incentive-Erlebnis mit Mitarbeitern und Kunden zu ermöglichen.
Ob Präsenz-, Online- oder Hybrid-Event – lassen Sie uns gemeinsam diese Zukunft gestalten. Rufen Sie unter +49 (0)40 32 59 110-00 an oder schreiben Sie eine E-Mail. Wir freuen uns auf unser erstes Leichtmacher-Event zusammen mit Ihnen!