Ein Online-Event ist eine virtuelle Veranstaltung, die im Internet stattfindet. Der Veranstalter stellt hierbei digitale Kanäle wie Live-Streams oder Videopräsentationen bereit, bei denen sich die Teilnehmer dann dazu schalten können. Besonders beliebt sind Online-Events bei Konferenzen, Messen und Konzerten.
Was sind Online-Events?
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Live-Broadcast oder Video Call?
Online-Events können grob in zwei unterschiedliche Arten unterteilt werden: Der Live-Broadcast und der Video-Call bzw. die Video-Konferenz. Der Live-Broadcast wird als eine one-to-many Veranstaltung kategorisiert. Der Video-Call ist hingegen ist entweder eine one-to-one oder one-to-some Veranstaltung. Mit dem Live-Broadcast will man also in der Regel ein möglichst großes Publikum erreichen, der Video Call ist eher für begrenzte und zugleich überschaubare Teilnehmerzahlen gedacht. Der Zugriff auf Video Calls kann durch bestimmte Mechanismen relativ leicht begrenzt werden. Live-Broadcasts lassen sich dafür einfacher skalieren.
Welche Vorteile bieten Online-Events?
Zurzeit ist natürlich der größte Vorteil von Online-Events, dass bei dieser Art von Veranstaltungen das Coronavirus nicht verbreitet wird. Somit können die geplanten Events trotz der Pandemie stattfinden und werden eben in virtuellem Format und online durchgeführt. Das Virus beeinflusst jedoch nicht nur die aktuelle Situation, sondern bringt schon jetzt Folgen für die Zukunft mit sich. Reisen werden auch in den kommenden Monaten nur eingeschränkt stattfinden können. Zudem ist aufgrund der finanziellen Verluste bei vielen Firmen das Budget für Präsenzveranstaltungen beträchtlich gesunken. Online-Events sind in diesem Fall die günstigste und effektivste Alternative.
Kostengünstig und zeitsparend
Online-Events sind kostengünstiger und zeitsparender als jede andere Veranstaltungsform. So benötigt man beispielsweise keine Location, kein Personal für die Organisation vor Ort und keine Unterkünfte für die Teilnehmer. Außerdem entfällt natürlich der Reiseweg. Somit gibt es keine Rechnungen für Flüge, Hotels, Taxis und Veranstaltungsorte. Diese Kostenersparnis führt generell schon zu einem positiven Return on Investment. Je nach Umfang des Online-Events werden diese eingesparten Beträge natürlich noch um ein Vielfaches größer.
Steigerung der Reichweite
Online-Veranstaltungen haben in der Regel auch eine beträchtlich größere Reichweite als vergleichbare Vor-Ort-Veranstaltungen. Auch wenn man die Reisekosten usw. nicht berücksichtigt, gibt es immer noch Personen, die aufgrund von Zeitmangel nicht an Präsenz-Veranstaltungen teilnehmen können. Reguläre Broadcasting-Lösungen erhöhen bereits schon die Reichweite der Veranstaltungen, hierbei hat man jedoch keine Interaktionsmöglichkeiten mit dem Publikum. Ein Online-Event ermöglicht beides: eine höhere Reichweite und eine umfangreiche Interaktion mit dem Publikum.
Hybrid Events
Verbinden Sie ganz leicht Live und Online – und zwar mit einem Hybrid Event. Erreichen Sie mehr Interessenten und erweitern Sie das Angebot über den Veranstaltungsort hinaus.
Wir kombinieren Ihnen gerne Ihre Möglichkeiten sowohl vor Ort als auch virtuell und bieten ein Hybrid aus Live und Online Event – Das Hybrid Event.
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern und Kunden virtuelle Tagungen vor Ort und aus der Entfernung zur Verfügung. Wir bleiben dabei erlebnisorientiert und machen die Interaktion mit allen Teilnehmern Online und vor Ort möglich, sodass sich niemand vernachlässigt fühlt.
Keine zeitlichen und räumlichen Beschränkungen
Bei physischen Veranstaltungen ist die Teilnahme eine binäre Entscheidung. Man nimmt entweder teil oder man nimmt nicht teil. Bei Online-Events ist diese Entscheidung hingegen oftmals viel differenzierter. So besucht man zum Beispiel nur die Teile der Veranstaltung, an denen man auch wirklich Interesse hat. Und da es sich um ein Online-Event handelt, ist es vollkommen egal, wie weit die Veranstaltungsteile zeitlich und räumlich voneinander entfernt liegen. Im Rahmen von Online-Events gibt es also keine zeitlichen und räumlichen Beschränkungen im traditionellen Sinne.
Nachhaltig und umweltfreundlich
Die virtuelle Durchführung einer Veranstaltung trägt letztendlich auch zu einer nachhaltigen Wirtschaft bei. Die globale Erwärmung wird zu einem großen Teil durch Reisen, zum Beispiel mit dem Flugzeug, verursacht. Bei Online-Events werden solche Reisen nicht mehr benötigt. Daher können Sie je nach Veranstaltungsumfang mehrere tausend Tonnen Treibhausgase einsparen und unterstützen mit Ihrem Handeln die Umweltfreundlichkeit.
Die perfekte Online-Lösung für jeden Event-Anlass
Konferenzen und Messen
Tagungen, Konferenzen, Messen und Kongresse sind ein besonders relevanter Wirtschaftsfaktor in Hinblick auf die Zukunft. Diese Veranstaltungen müssen jedoch nicht unbedingt mit hohen Kosten für Teilnehmer und Veranstalter, langen Reisezeiten und anderen aufwendigen Faktoren verbunden sein.
Virtuelle Events mit Videopräsentationen sind hierbei die günstige und umweltfreundliche Alternative. Wenn man die Präsentation mit beispielsweise einem Live-Chat, einem Voting oder einer Break-out Session kombiniert, leidet hierbei auch nicht Interaktion. Individuelle Fragen der Teilnehmer können dann entweder in einer Q&A-Runde oder auch im Gruppen- bzw. persönlichen Chat beantwortet werden. Virtuelle Informations- und Messestände in Form von Download-Katalogen und vielen weiteren Möglichkeiten im Anschluss an die Online-Veranstaltung stellen den Austausch mit Ihren Mitarbeitern und Kunden sicher.
Mitarbeiterevents
Die zwei beliebtesten Veranstaltungsformen sind interne Jahresauftaktveranstaltungen für die Vertriebsmannschaft („Field Kick Off Meetings“) und Entwicklungskonferenzen („R&D Konferenzen“). Hierbei werden oftmals vertrauliche Informationen ausgetauscht. Bei einer virtuellen Veranstaltung können diese Informationen Mitarbeiter auf der ganzen Welt erreichen, ohne dabei die Grenzen des Unternehmens zu überschreiten.
Ein weiterer Grund für digitale Mitarbeiterevents ist die Kostenreduktion. Unter anderem die Reisekosten als großer Faktor entfallen und das Unternehmen kann beträchtliche Summen einsparen. Darüber freut sich dann auch noch die Umwelt.
Presse- bzw. Marketingevents
Online-Events eigenen sich aufgrund ihrer hohen Reichweite besonders gut als Marketingveranstaltungen. Der Veranstalter kann somit ein bestehendes Publikum und die Presse ansprechen und zugleich neue Interessenten generieren. Die Informationen werden bei einem virtuellen Marketingevent über Videos und digitale Informationsstände präsentiert. Außerdem hat der Veranstalter die Möglichkeit, direkt mit den Zuschauern und der Presse zu kommunizieren. Dazu können unter anderem Chaträume und Gruppen-Diskussionen genutzt werden.
Online-Schulungen
Da sie im Gegensatz zu traditionellen Schulungen keine räumlichen und zeitlichen Begrenzungen haben, sind Online-Schulungen besonders attraktiv. Durch einen Broadcast von Trainings-Einheiten an einen verteilten Teilnehmerkreis (auch bekannt als „Remote Teilnehmer“) kann man die Reichweite der Schulung erheblich vergrößern. Die Interaktionsmöglichkeiten sind hierbei von hoher Relevanz, da ein Austausch mit den Teilnehmern in jedem Schulungskonzept eine wichtige Rolle spielt. Verwenden Sie zum Beispiel Chats, Frage-Antwort-Funktionen, Votings, Videos, Break-out Räume und vieles mehr.
Live-Streaming
Live-Streaming ist vermutlich die beste Methode, um Präsentationen und Vorträge in Echtzeit durchzuführen. Der Live-Stream kann hierbei entweder im Rahmen eines größeren Online-Events oder als Einzelveranstaltung stattfinden.
Wir legen bei unserem Live-Streaming Lösungen großen Wert auf die Interaktionsmöglichkeiten zwischen den Zuschauern und dem Moderator. Durch beispielsweise einen Live-Chat und die Einbindung von Hashtags können die Zuschauer sowohl untereinander kommunizieren als auch dem Vortragenden Fragen stellen.
Die häufigsten Fragen zu Online-Events
Welche Kosten bringen ein Online-Event mit sich?
Den genauen Preis für ein Online-Event kann man generell nicht festlegen, da er stark vom Umfang und dem jeweiligen Produktionsaufwand abhängt. Eine einmalige Livestream-Veranstaltung mit einer Grundausrüstung an Technik und einer professionellen Betreuung erhalten Sie bereits ab 5000€. Auf jeden Fall ist ein Online-Event ganz unabhängig von der Teilnehmerzahl in der Regel um ein Vielfaches günstiger als eine vergleichbare Tagung.
Wie viele Personen können an einem Online-Event teilnehmen?
Generell gibt es keine technische Eingrenzung in Bezug auf die Teilnehmerzahl. Somit kann erstmal jeder Gast mit einem funktionsfähigen Internetzugang an Ihrem Online-Event teilnehmen. Jedoch gibt es natürlich unterschiedliche Lizenz-Varianten einer Streaming-Software, die kostenabhängig die Teilnehmerzahlen begrenzen können.
Wie sollte man die zeitliche Planung eines Online-Events gestalten?
Damit Ihr Online-Event einen richtigen Tagungs- bzw. Messecharakter erhält, ist die Terminierung zu einem bestimmten Zeitpunkt sinnvoll. Falls Sie jedoch keine Interaktionsmöglichkeiten für die Gäste benötigen, können Sie das Online-Event auch zeitlich ungebunden gestalten. In diesem Fall erhalten die Event Teilnehmer einfach einen Link zu einem „Video-Clip“, der bereits zuvor offline produziert wurde. Dadurch haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich den Clip zu einem individuellen Zeitpunkt anzuschauen. Natürlich lässt sich somit auch ein aufgezeichnetes Livestream-Event noch nachträglich für die Teilnehmer zur Verfügung stellen.
Wichtig ist zudem die Zeitspanne über die Sie veranstalten möchten. Bedenken Sie immer, dass die Agenda einer Präsenzveranstaltung in der Regel nicht so einfach 1:1 als Online-Version übertragen werden kann. Die Teilnehmer Ihres Online-Events haben zudem jederzeit die Möglichkeit, die Veranstaltung auch vorzeitig schon wieder zu verlassen. Planen Sie generell eine kurzweilige Agenda und sollten Sie länger als 60 Minuten Eventzeit voraussetzen müssen, dürfen durchaus auch virtuelle Kaffeepausen Tagesordnung werden.
Welche Datenschutzrichtlinien müssen berücksichtigt werden?
Falls Sie sich dazu entscheiden, Ihr Online-Event auf einem eigenen Streaming-Server durchzuführen, können Sie auf eine große Auswahl von Datenschutzmaßnahmen zurückgreifen. Darunter gehören zum Beispiel die Verwendung von Meeting-IDs und Passwörtern, eine „Peer-to-Peer“-Verschlüsselung und eine Datencodierung gemäß den DSGVO-Richtlinien. Bei externen Plattformen wie YouTube und Facebook gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Plattform. Man sollte diese Richtlinien zur Sicherheit vor der Veranstaltung mit den firmeneigenen vergleichen.
Wie interaktiv sind Online-Events?
Für die Interaktivität eines Online-Events gibt es viele Möglichkeiten: So kann man zum Beispiel eine Kommentarfunktion oder eine Live Chat integrieren. Eine weitere Idee mit Charme ist die Nutzung einer Event-App, die zum Beispiel Abstimmungen leitet, Fragen sammelt und die Agenda & Referenten vorstellt. Führen Sie einen Event bezogenen Hashtag ein und motivieren Sie Ihre Teilnehmer, eigene Emotionen und Erlebnisse zu teilen. Die Teilnehmer werden hiermit angeregt Kommentare, Videos und Fotos auf Plattformen wie Instagram, Twitter und Facebook zu posten
Welche technischen Voraussetzungen gibts es für den Veranstalter und die Gäste?
Als Gast eines Online-Events benötigen Sie eigentlich nur ein Smartphone, aber auch via Tablet, Laptop oder sonstigem technischen Gerät ist die ganz einfache Teilnahme möglich. Als Veranstalter sollte man jedoch auf jeden Fall professionelles Equipment verwenden, um die Veranstaltung in möglichst hoher Produktionsqualität umzusetzen. Unverzichtbar ist unter anderem mindestens eine HD-Auflösung (720p), um die Standards der modernen Bildqualität zu erfüllen. Auch die Tonqualität darf natürlich nicht mangelhaft sein. Achten Sie zudem auf eine sinnvolle Ausleuchtung von Set und Moderatoren – was Ihnen allerdings durch die Zusammenarbeit mit einer professionellen Technikfirma automatisch erfüllt werden sollte.
Auf welchen Plattformen bzw. Kanälen kann ein Online-Event stattfinden?
Bei der Wahl der Plattform für Ihr Online-Event müssen Sie sich entscheiden, ob Sie einen eigenen Streaming-Server verwenden oder auf eines der bekannten sozialen Netzwerke zurückgreifen. Es gibt eine Vielzahl von Faktoren, die die Wahl des richtigen Kanals beeinflussen. Deshalb benötigt man eine umfangreiche Nutzen-Analyse. Wenn Sie sich möglichst viel Aufmerksamkeit und Traktion für Ihr Online-Event wünschen, ist es sinnvoll, eine populäre Plattform wie Facebook oder YouTube zu nutzen. Wenn es sich bei den Gästen nur um einen ausgewählten Personenkreis handelt und Sie eine hohe Aufmerksamkeit des Zuschauers benötigen, ist ein eigener Streaming-Server die bessere Wahl. Bei solch einem Server kann der Zuschauer nicht durch andere Videos und Beiträge gestört werden, sodass die Abbruchrate beträchtlich geringer ist.
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tauleo ist Ihr Ansprechpartner für Online-, Präsenz- oder Hybrid-Events. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit Ihnen die perfekte virtuelle Veranstaltung – frei von jeglichen Restriktionen und Einschränkungen – zu organisieren und umzusetzen. Dabei konzentrieren wir uns auf individuelle Lösungen, die Ihren Vorstellungen und Wünschen entsprechen und Ihr Publikum überzeugen. Dabei verwenden wir natürlich nur modernste Audio- und Video-Technik. Online-Events eröffnen Ihnen als Veranstalter und uns als Agentur komplett neue Präsentations- und Interaktionsmöglichkeiten.
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