Digital Event

Wer hätte im Jahr 2000 gedacht, dass Linda Zervakis einmal in Ihrem Wohnzimmer die Tagesschau moderieren wird? Die Digitalisierung macht es möglich. Und darüber hinaus noch viel mehr.

Natürlich macht es nun mehr Spaß, mit einem eisgekühlten Drink in der Hand und der Abendsonne im Gesicht bei guter Musik im Clouds im 24. Stock über der Reeperbahn zu netzwerken. Denn genau dies macht den Reiz des Networkings aus. Doch nicht nur das, sondern auch die direkten Kontakte und Eindrücke eines solchen Networking-Events.

Das alles scheint durch die aktuellen Restriktionen nicht möglich. Doch Dank der Digitalisierung muss die Geschäftswelt nicht ganz darauf verzichten. Wir helfen Ihnen als starker Partner an Ihrer Seite, Ihr Digital Event trotz der Einschränkungen des Alltags und Geschäftslebens ganz ohne Einbußen zu einem vollen Erfolg werden zu lassen.

Was sind Digitale Events?

Ein Digitales Event ist an keine Zielgruppe gebunden. Die Teilnehmer*innen können virtuell, ortsunabhängig der Veranstaltung beiwohnen, während die Sprecher*innen per Livestream übertragen werden. Die nötige Interaktivität kann durch den gezielten Einsatz von Tools, wie die Chatfunktion oder Abstimmungsmodule gewährleistet werden.

Doch eine ledigliche Übertragung des Live-Eventkonzepts durch einen einfachen Stream reicht dabei nicht aus. Die Digitalisierung bringt auch Nachteile mit sich: Die Teilnehmer*innen sind verwöhnt durch diverse Online-Angebote und spannende, hochprofessionelle Filme oder Streams. Daher erfordert ein Digitales Event ein eigenes Konzept, das die Zielgruppe mitreißt und die Sprecher*innen im Gedächtnis behalten lässt.

Ob Mitgliederversammlungen, Podiumsdiskussionen oder interne Meetings, es gibt kein Event, das sich nicht digital abhalten lässt. So ist eine physische Anwesenheit der Zielgruppe nicht mehr zwingend notwendig und Ihr Event erfährt keine Einbußen durch die aktuellen Restriktionen.

Digitale Events bieten darüber hinaus noch weitere Vorteile:

Mehrwert von digitalen Events

Durch gezielten Einsatz von digitalen Interaktions-Tools werden die Möglichkeiten der Teilnehmerinteraktion gesteigert
Marketingtools können Ihnen zugleich wertvolle Informationen über Ihre Zielgruppe liefern
Aktuelle Versammlungsverbote haben keinen Einfluss auf die Durchführung Ihres Events

Reichweite von digitalen Events

Sie erfahren eine nahezu unbegrenzte Reichweite Ihres Digitalen Events, da jeder von überall auf der Welt von jedem Gerät aus teilnehmen kann
Sie generieren erhöhte Teilnehmerzahlen durch eine Vereinfachung der Rahmenbedingungen einer Teilnahme, wie dem Wegfall der Anfahrt

Kostenersparnis von digitalen Events

Durch Nichtanwesenheit von Teilnehmer*innen sparen Sie Kosten und Zeit
Weniger Ausfallzeiten der Mitarbeiter*innen, da die Fahrtzeit wegfällt
Kosten pro Teilnehmer*in reduzieren sich

Nachhaltigkeit von digitalen Events

CO2-Erparnis, da zum Beispiel digitale Visitenkarten statt Flugblätter verteilt werden können
Eine Anreise zum Event ist nicht notwendig

Kapazität von digitalen Events

Sie erhalten unbegrenzte Teilnehmer-Kapazität für Ihr Digital Event
Sie können beliebig viele Streams parallel laufen lassen
Sie können unbegrenzte Live-Gespräche führen

Wie läuft ein Digitales Event ab?

Teilnehmermanagement

Grundsätzlich weicht das Teilnehmermanagement bei Digitalen Events nicht von dem eines Präsenz-Events ab. Die Teilnehmer*innen registrieren sich vorab online und bekommen anschließend einen Zugangscode geschickt.

Virtueller Eventraum

Um diesen virtuellen Raum betreten zu können, benötigen die Teilnehmer*innen ihren im Vorfeld zugesandten Zugangscode. Mit Hilfe dessen können sie sich am Veranstaltungstag in das Digitale Event einwählen.

Livestream

Mit Hilfe unserer Veranstaltungstechnik können Sie aus Ihrem Digital Event das Maximum herausholen. Diese wird von unserem Partner „Show-Partner“ bei Ihnen installiert und direkt in den virtuellen Eventraum übertragen.

Digitale Interaktion

Durch den gezielten Einsatz der richtigen Kommunikationsmodule, können Sie die Teilnehmerinteraktion Ihrer Zielgruppe sogar im Vergleich zu einem Präsenz-Event steigern. Die Hemmschwelle der Teilnehmer*innen sinkt oftmals und Sie erhalten dadurch häufiger ehrliches Feedback und eine höhere Beteiligung. Die Chat- oder Kommentarfunktion ermöglicht Ihnen dieses zu erreichen. Doch auch komplexere Themen, wie beispielsweise ein Voting, können digital abgebildet werden. Diese können live vom Wahlleiter freigegeben werden.

Nachbereitung/Auswertungen

Die Nachbereitung eines Digitalen Events ist essentiell, um den Mehrwert, den Sie dadurch erhalten haben, optimal für sich nutzen zu können. Zum einen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Abstimmungen direkt im Anschluss auszuwerten und Stimmen auszuzählen und zum anderen können Sie einen Blick auf Ihre Marketingmaßnahmen, wie Tracking-Cookies oder Statistiken werfen, die Ihnen wertvolle Informationen über Ihre Teilnehmer*innen verraten.

Datenschutz

Vor allem bei Themen, wie Abstimmungen in großen Firmen, spielt Datenschutz und Informationssicherheit eine wichtige Rolle. Bei uns sind Ihre Daten sicher. Die Abstimmungen erfolgen 100% anonym, es wird jedoch gleichzeitig sichergestellt, dass eine Dokumentation der Teilnehmenden vorliegt, sodass die Ergebnisse Ihrer Abstimmungen unanfechtbar sind.

Funktionen von Digitalen Events

Digitale Events haben in den vergangenen Monaten an Bedeutung zugelegt. Durch die Versammlungsverbote und Restriktionen, ist es vielen Unternehmen nicht möglich, Abstimmungen oder Events durchzuführen. Diese können problemlos durch ein Digital Event ersetzt werden. Vielleicht möchten Sie Ihre Mitarbeiter*innen aber auch mit Incentives zusätzlich motivieren und durch Ihr Digitales Event einen größeren Zusammenhalt im Team fördern. Genau dafür kann ein Digital Event eingesetzt werden.

Anwendungsbereiche von Digitalen Events

Digitale Veranstaltungen

Dies können interne Meetings, Workshops, Vorlesungen, Podiumsdiskussionen, Gesprächsrunden, Vorträge oder im größeren Stil Haupt-, Vertreter-, oder Mitgliederversammlungen sein. All diese Events lassen sich problemlos digital abbilden. Diese Art von Veranstaltungen lassen sich ab einer bestimmten Größe am besten mit professioneller Audio- und Videotechnik begleiten, die wir Ihnen mit unserem Veranstaltungstechnik-Partner „Show-Partner“ bereitstellen können.

Digitale Messen

Online-Messen können die Zukunft dieser Branche sein. Sie bringen zahlreiche Vorteile mit sich. Grundsätzlich sind sie so gestaltet, wie eine herkömmliche Messe. Die Umgebung des virtuellen Raums soll sich so wenig wie möglich von der Live-Messe unterscheiden. Sie können Informationsstände, Vorträge und Ausstellungen besuchen. Und das alles mit nur einem Mausklick- von Ihrem Wohnzimmer aus. Das können zum Beispiel Karrieremessen, Unternehmensmessen oder Presse-Events sein.

Hybrid-Events

Durch die aktuellen Einschränkungen ist die Akzeptanz von Online-Veranstaltungen gestiegen. Jedoch steigt auch der Wunsch, wieder rauszugehen und an realen Networking-Events teilzunehmen. Hybrid-Events verbinden beides. Eine begrenzte Teilnehmerzahl kann im Präsenz-Raum anwesend sein und für die anderen Teilnehmer*innen wird die Veranstaltung digital übertragen über eine Streaming-Plattform oder GoToWebinar beispielsweise.

Hybrid-Events finden teilweise schon Anwendung, können jedoch langfristig das Event der Zukunft sein. Denn der unschlagbare Vorteil liegt in der großen Zielgruppe- oder genauer gesagt den beiden Zielgruppen, die diese Form der Veranstaltung anspricht: Zum einen werden die Teilnehmer*innen angesprochen, die sich danach sehnen, wieder mit einem kühlen Getränk in der Hand auf Hamburgs Dachterrassen zu networken und reale Gespräche zu führen und zum anderen solche, die sich weiterhin streng am Social Distancing üben und reale Kontakte weitestgehend meiden. Dadurch wird Ihre Reichweite enorm gesteigert.

Tools und Software

Wir pimpen Ihr GoToWebinar. Mit unserem Technikpartner können wir Ihr Live-Event spontan zu einem Online-Event umplanen. Die notwendige Technik wird von „Show-Partner“ in einem Interface gesammelt und so ganz einfach an GoToWebinar angeschlossen. Ab einer gewissen Größe ergibt es Sinn, Ihr Event mit professioneller Audio-Video-Technik begleiten zu lassen. Sie können Ihren Teilnehmer*innen dadurch parallel eine Live-Durchführung bieten. Bei ihnen zu Hause, in der Arbeit oder vor Ort.

Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Digitalen Events

Wie kann ich durch mein Digitales Event neue Kunden gewinnen?

Die Neukundengewinnung ist ein zentraler Bestandteil von Marketingstrategien. Auch hierauf gibt die Digitalisierung eine Antwort. Denn durch ein Digital Event können auch die Marketingmaßnahmen digital erfolgen. Durch SEO Strategien oder gezieltes Influencermarketing werden Zielgruppen spezifisch angesprochen und die Reichweite Ihrer digitalen Veranstaltung vergrößert sich.

Wie kann ich mit den Teilnehmer*innen meines Digitalen Events in Kontakt treten?

Die Antwort liegt in der Community. Diese, also die Teilnehmer*innen Ihres Digitalen Events selbst, generieren im besten Fall kontinuierlich neue Kunden, alleine dadurch, dass sie sich über Ihr Event austauschen. Nichtsdestotrotz sollten Sie die Eigeninitiative nicht außer Acht lassen. Die moderne Videotechnik einzusetzen, um durch Gestik und Mimik das Gesagte zu unterstreichen, hilft Ihnen, mit Ihren Teilnehmer*innen im Austausch zu bleiben. Ebenso wie die Moderation des Chat-Fensters. Hier sollten keine Fragen unbeantwortet bleiben. Nutzen Sie dieses Tool, um die Barriere, sich zu Wort zu melden, zu umgehen und so ehrliches Feedback und Fragen zu erhalten.

tauleo – Ihre Event- und Incentiveagentur aus Hamburg – Digital Event Management vom Profi

Wir sind Ihr professioneller Partner an Ihrer Seite, wenn Sie ein Digitales Event planen. Ob mit Audio-Video-Technik oder eine spontane Entscheidung, Ihre Veranstaltung aufgrund der Restriktionen digital abzuhalten, wir unterstützen Sie dabei, Ihr Event zu einem vollen Erfolg werden zu lassen. Kontaktieren Sie uns gerne unter +49 (0)40 32 59 110-00 oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns, Sie schon bald bei Ihren Digitalen Events begleiten zu dürfen.