Hygienekonzepte

Die Corona-Verordnungen der Bundeländer und die SARS CoV-2-Arbeitsschutzregel legen fest, dass für physische Events Hygienekonzepte erstellt werden müssen.

Die Vorschriften für Corona-konforme Veranstaltungen ändern sich aber nahezu täglich. Den Überblick zu behalten, gestaltet sich in der Realität für Veranstaltende oftmals gar nicht so einfach. Direkt ein Tipp vorab: Es empfiehlt sich, bei Live-Events aktuell immer den Plan B der Hybrid- oder Online-Events im Hinterkopf zu haben.

Das Wichtigste vorab: Prüfen Sie in jedem Fall Ihr Vorhaben tagesaktuell und wenden Sie sich an die lokalen Ämter, denn in Deutschland sind Restriktionen und Vorschriften Ländersache.

Mittlerweile dürfen kleinere Events, Tagungen und Kongresse wieder stattfinden und auch Messen sollen folgen. Das freut die Event-Branche und ganz besonders die Veranstaltenden selbst, doch damit dieser Re-Start der Events gelingen kann, sind COVID-19-konforme Sicherheits- und Hygienekonzepte unerlässlich. Diese ermöglichen allen Beteiligten einen sicheren und sauberen Planungs- und Veranstaltungsablauf unter Corona-Bedingungen.

Grob kann die Erarbeitung von Hygienekonzepten in folgende Unterbereiche eingeteilt werden:

Die Gewährleistung des Mindestabstands zu jeder Zeit auf dem Event
Die Pflicht zu Mund- und Nasenbedeckung
Die Information der Teilnehmenden und deren Mitwirkung
Das Eskalationsmanagement und die Aufgabenteilung.

Die Hygienekonzept-Unterbereiche als Checkliste im Detail:

1. Der Mindestabstand

Mit einem Mindestabstand von 1,5 Metern sollen Veranstaltungen wieder möglich sein. Dies muss bei der Planung des Events nun miteinberechnet werden, sowohl in der Wegeführung wie auch bei eventuellen Hinweisschildern oder Bodenmarkierungen, d.h.:

Sind die Ein- und Ausgänge breit genug?
Können kontaktlose Check-Ins vorgenommen werden?
Werden Wartezeiten vermieden?
Ist Ihr Programm mit den Regelungen vereinbar?
Ist die Bestuhlung mit Mindestabstand möglich?

2. Die Pflicht zur Mund- und Nasenbedeckung

Die Pflicht zur Abdeckung von Mund und Nase sollte geprüft werden. In bestimmten Bereichen ist diese Pflicht. Außerdem müssen Vorkehrungen zur Belüftung und Desinfektion getroffen werden, d.h.:

Gelten amtliche Vorgaben zur Mund- und Nasenbedeckung?
Wo kann der Kontakt zu Oberflächen vermieden werden?
Gibt es ausreichende Desinfektionsspender vor Ort?
Wie werden die regelmäßigen Reinigungsintervalle in den Veranstaltungsplan integriert?

3. Die Information der Teilnehmenden

Eine sichere Mitwirkung der Teilnehmenden kann nur gewährleistet werden, wenn diese rechtzeitig informiert werden. Dazu zählt ebenfalls, dass diese den Hygiene-Vorgaben zustimmen und eine Mitwirkungspflicht bestätigen. Außerdem müssen diese bei Krankheitssymptomen auf die Teilnahme verzichten und die aktuellen Risikogebiete im Auge behalten. Außerdem benötigen Sie als Veranstaltende einen Überblick, wie viele Personen sich zu jeder Zeit in der Location aufhalten, d.h.:

Gibt es einen Leitfaden für die Teilnehmenden?
Liegen die Regeln vor Ort zum Nachlesen aus?
Wurden die Teilnehmenden umfassend über alles informiert?
Wurden die Teilnehmendendaten zur Nachverfolgung unter Berücksichtigung der DSGVO erfasst?

4. Flexibilität bei der Planung

Das Infektionsgeschehen ändert sich ständig. Aus diesem Grund sollten Sie regelmäßig die Webseiten der offiziellen Stellen, an denen sich Ihre Veranstaltung befindet, besuchen und etwaige Veränderungen sofort an Ihre Teilnehmende kommunizieren, d.h.:

Hat sich das Infektionsgeschehen verändert?
Wurden die Teilnehmenden über die aktuellen Vorschriften informiert?
Haben Sie proaktiv kommuniziert?
Haben Sie Ihr Programm und alle Vorschriften auf Ihrer Website veröffentlicht?
Findet ein regelmäßiger Austausch zwischen Ihnen und Ihren Stakeholder*innen statt?

Hygienekonzepte für Veranstaltungen

Doch bevor Sie sich über alle aktuell geltenden Vorschriften informieren, sollten Sie sich um ein Hygienekonzept, eine*n Hygienebeauftrage*n und einen konkreten Hygieneplan kümmern.

Neben den AHA-Regeln sollte Ihr Hygienekonzept mittlerweile weitere Maßnahmen beinhalten.

Als Maßnahmen für Gesundheit und Sicherheit sind zu berücksichtigen:

Abstand halten und Zutritt steuern
Hygiene durchführen
Medizinische Maske tragen
Corona-Warn-App nutzen
Regelmäßig Lüften

Zudem muss der Gesundheitsbehörde ermöglicht werden, alle Kontakte zu verfolgen und Sie müssen zu diesem Zwecke alle Ihre Maßnahme und die Art und Weise, wie Sie Ihre Teilnehmende über die Maßnahmen informieren, dokumentieren.

Hygienebeauftrage kümmern sich um die Erstellung, Umsetzung und Einhaltung des Event-Hygienekonzepts und eines konkreten Hygieneplans.

Dieser Hygieneplan sollte festlegen, wie und wann Sie reinigen, was Sie desinfizieren und welche Maßnahmen erfolgen, die die Teilnehmenden einbinden.

Event-Tipp: Outdoor-Programmpunkte

Ein Tipp, um die Teilnehmenden wortwörtlich einmal aufatmen zu lassen: Planen Sie ab und an Outdoor-Programmpunkte ein.

Ganz schön viel zu beachten? Keine Panik – wir übernehmen das für Sie.

Aufgrund unseres Full-Servies-Ansatzes haben wir tauleos uns daher zu Hygiene- und Infektionsschutzbeauftragten für Veranstaltungen und Versammlungsstätten (vabeg / TÜV Saarland) weiterbilden lassen.

Zu unseren Leistungen zählen u. a.:

Ist-Analyse für die jeweilige Location bzw. den geplanten Veranstaltungsort
Erstellung eines Hygieneschutzkonzepts mit den entsprechenden Hygienemaßnahmen, inklusive eines Bestuhlungskonzepts zur Personensteuerung sowie eines Wegeführungsplans
Planung und Organisation einer Schnellteststation, ggf. auch mit PCR-Follow-Up
Koordination der Verantwortlichkeiten vor Ort
Dokumentation der vor Ort getroffenen Maßnahmen in Wort und Bild

Denn bei uns gilt an erster Stelle: Einen verantwortungsvollen Umgang mit Veranstaltungen unter Covid-19 zu gewährleisten.

Unser Motto: Verantwortungsvoll und zielgerichtet, aber trotzdem zu jederzeit flexibel und immer mit viel Freude.

Individuelle Hygiene-Maßnahmen für individuelle Events

Da jedes Event individuell ist, benötigt auch jede Veranstaltung unterschiedliche Maßnahmen – doch nahezu immer inkludiert sind bei unseren Konzepten die Kontakt-Nachverfolgung, der Mindestabstand und die Einhaltung der aktuellen Hygienestandards des RKIs.

Individuelle Hygiene-Vorschriften in den einzelnen Bundesländern

Letzteres ist komplexer, als es auf den ersten Blick scheint, denn die Restriktionen und Hygienemaßnahmen für Corona-konforme Events sind in Deutschland Sache der Länder. Das bedeutet also, dass – unabhängig von den bundesweit verhängten Vorschriften – die Länder individuell entscheiden können, welche Maßnahmen zusätzlich innerhalb des jeweiligen Bundeslandes gelten und somit verschiedene Hygieneregeln in allen Bundesländern herrschen können.

Beispiel: Hamburg

Übersichtlicher wird es, wenn Sie sich auf ein Bundesland konzentrieren. In Hamburg beispielsweise gelten seit dem 18. Juni 2021 die „Corona Allgemeinverfügungen und Verordnungen“.

Deren zentrale Aussagen nach § 13a Messen und Ausstellungen im Sinne der Gewerbeordnung sind:

Alle allgemeinen Hygienevorgaben müssen eingehalten werden,
Es gilt, ein Schutzkonzept zu erstellen,
Pflicht zur Kontaktdatenerhebung,
Die Teilnahme ist nur mit Terminvereinbarung gestattet,
Eine medizinische Maske ist in allen geschlossenen Räumen zu tragen,
Ein negativer Test ist zum Einlass vorzulegen,
Bei Räumen bis zu 800 qm gilt ein Besucher pro 10 qm
Und bei mehr als 800 qm darf sich ein Besucher auf 20 qm auf der Zusatzfläche aufhalten.

Die Verordnungen sind nachzulesen unter:

https://www.hamburg.de/allgemeinverfuegungen/

Planung und Umsetzung von Hygienekonzepten

Was sollte alles bei einem Hygienekonzept bedacht werden?

Um Events mit Hygienekonzepten umzusetzen, ist die Grundvoraussetzung, dass das Konzept an den am Veranstaltungsort geltenden Ausführungsbestimmungen der aktuellen Hygieneschutzverordnung ausgerichtet ist. Da dies Ländersache ist, kann also das Bundesland Hamburg andere Vorschriften für Events unter COVID-19 haben, als die umliegenden Bundesländer wie Schleswig-Holstein, Niedersachsen oder Bremen.

Wir bei tauleo sind auf dem Fachgebiet der Hygienepläne für Veranstaltungen ausgebildet und stets auf dem aktuellen Stand, was die Verordnungslage angeht. Deshalb sind wir, als zertifizierte Expert*innen für Hygiene, in der Lage, für jeden Standort ein individuelles Konzept zur Hygiene bei Veranstaltungen zu erarbeiten und somit Ihr Event COVID-19 sicher zu machen. Unsere Konzepte halten sich immer genau an die behördlichen Vorgaben und sind beim zuständigen Ordnungsamt genehmigungsfähig.

Wir beraten Sie nicht nur, wie Ihre Veranstaltung Corona-sicher durchgeführt werden kann, sondern planen auch Ihr Event inklusive Hygienekonzept und setzen dieses regelkonform um.

Rechtskonforme und aktuelle Hygienekonzepte für Veranstaltungen

Doch wie wird ein solches Hygienekonzept genehmigungsfähig und rechtskonform?

In jedem Fall muss Ihr Hygienekonzept in schriftlicher Form festgehalten werden, um beim Ordnungsamt genehmigt werden zu können.

Dabei ist zu beachten, dass gesondert die Maßnahmen aufgeführt werden sollten, welche im professionellen Bereich umgesetzt werden, also z.B. die Personal-, Essens- oder Getränkeausgabe oder etwaige Performances im Rahmen des Programms. Hier sind beispielsweise ausreichend Stellen zum Desinfizieren oder Händewaschen zu installieren und die Abstände müssen jederzeit eingehalten werden können.

Der andere Teil beinhaltet die Maßnahmen, welche in Bezug auf die Hygiene der Besuchenden der Veranstaltung festgelegt werden. Beispielsweise meint dies also die Bestuhlung mit Mindestabstand von 1,5 Metern oder eine Besucherlenkung zu diesem Zwecke in engen Gängen.

Auch muss die DSGVO-konforme Datenerhebung der Teilnehmenden zur Kontakt-Nachverfolgung hier festgehalten werden.

Außerdem muss in einem Teil des Hygienekonzepts die ausreichende Belüftung der Räumlichkeiten festgelegt werden, inklusive der Beurteilung von vorhandenen Belüftungsanlagen.

Abhängig von Größe und Art der Veranstaltung erstellen wir für Sie und Ihr Event ein individuelles Konzept und legen alle Maßnahmen für Sie fest.

Ihr Plan B für Ihren Event

Unabhängig davon, empfiehlt es sich jedoch aktuell immer einen Plan B in der Tasche zu haben. Wir sprechen hier von Online- und Hybrid-Events.

Hygienekonzepte für Ihr Event von tauleo – Ihrer Event- und Incentiveagentur aus Hamburg

Als Full-Service-Agentur bieten wir bei der Planung Ihrer Veranstaltung jederzeit einen flexiblen Switch auf eine Online-Version Ihres Events. Ob Offline-Event, Live-Shows, Präsenzveranstaltungen Ihrer Firma oder Messen – wir machen Ihr Event im Handumdrehen fit für digital. Profitieren Sie von unserer Expertise in Offline- und Online-Events und buchen Sie die Planung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung bei tauleo.

Wir freuen uns auf Ihre E-Mail oder Ihren Anruf unter +49 (0)40 32 59 110-00.