Virtuelle Events - die Veranstaltungstypen der Zukunft

tauleo – Ihre Event- und Incentiveagentur aus Hamburg

Virtuelle Events, die digital und ortsunabhängig stattfinden, anstelle von persönlichen Veranstaltungen in einer festen Location? Geht das überhaupt? Klar!

Gerade weil wir alle wissen, dass der persönliche Austausch von Wissen und Erfahrungen sowie die Erweiterung beruflicher Kontakte wertvoll und gewinnbringend sind, muss in Zeiten, in denen genau darauf verzichtet werden muss, eine Lösung her. Virtuelle Events sind der Schlüssel, nicht nur für diesen Fall, sondern auch als Ergänzung zum Offline-Angebot.

Natürlich sind einige Dinge zu beachten, die bei einer ortsgebundenen Veranstaltung so nicht notwendig sind, aber unterm Strich ist die Organisation eines virtuellen Events sehr ähnlich. Generell gilt: Ihr virtuelles Event soll – genauso wie Ihr persönliches Event – eine erfolgreiche Veranstaltung werden, aus der die Teilnehmer den größtmöglichen Nutzen ziehen können. Wie das möglich ist, erfahren Sie hier!

Was ist ein virtuelles Event?

Ein virtuelles Event ist eine Veranstaltung, die online auf einer Software-Plattform stattfindet, anstatt an einem physischen Veranstaltungsort. An einem virtuellen Event kann von Zuhause oder dem Büro aus über jeden internetfähigen Computer teilgenommen werden. Vorträge können bequem verfolgt und die Zuschauer selbst auch interaktiv eingebunden werden. Ganz im Sinne von uns Leichtmachern: easy, oder?

Beispiele für virtuelle Events sind Webinare, Webcasts oder Videokonferenzen in großem Rahmen. Seitdem sich das virtuelle Eventformat immer mehr etabliert hat, finden auch Messen oder Kongresse als virtuelle Veranstaltung statt.

Ablauf und Phasen eines virtuellen Events

Natürlich bedarf auch ein virtuelles Event einiger Planung und Organisation im Vorfeld, die sich – generell – aber nicht wesentlich von der einer Offline-Veranstaltung unterscheidet. Während bei letzterem jedoch ein höherer logistischer Planungsaufwand nötig ist, muss bei virtuellen Events lediglich ein größerer technischer Aufwand berücksichtigt werden.

Der Ablauf eines virtuellen Events hängt, wie auch bei der Präsenzvariante üblich, von dem Eventformat ab, unterteilt sich aber im Wesentlichen in Planung und Organisation von Auf- und Abbau, Betreuung der Technik vor Ort sowie virtuell, dem Teilnehmermanagement inklusive einer (technischen) Beratung und schließlich der Nachbereitung.

Planung & Organisation

Ein wichtigster Punkt, der bei der Planung eines virtuellen Events nicht unterschätzt werden darf, ist die Ausarbeitung des Programms. Der Inhalt der Veranstaltung soll den Teilnehmern maximalen Mehrwert liefern sowie gleichzeitig Unterhaltung bieten. Es sollte im Vorfeld also ein genaues Konzept und Programm für die Veranstaltung erarbeitet, attraktive Einladungen verschickt, die Location sorgfältig ausgewählt sowie virtuelle Messe- und Veranstaltungsräume designt und programmiert werden. Auch eine Einteilung der Teams (virtuelle Teilnehmer-Betreuung, Technik-Betreuung vor Ort etc.) muss rechtzeitig organisiert werden.

Aufbau

Je nach Eventformat muss entsprechende Zeit für den Aufbau der Audio- und Video-Technik eingeplant werden. Auch die technische Einrichtung für die Teilnehmer muss erfolgen sowie für eine einwandfreie Internetverbindung gesorgt werden, die ein reibungsloses Streaming ermöglicht.

Betreuung von Teilnehmern & Technik

Die Teilnehmer werden vorab des virtuellen Events über die Agenda und im Zuge des Ablaufs der Veranstaltung eine eventuell nötige Registrierung informiert. Während der Veranstaltung stehen eine Plattform für den virtuellen Austausch unter den Teilnehmern selbst sowie Frage-Antwort-Chats für sowohl inhaltliche Fragen als auch den technischen Support zur Verfügung.

Die Audio- und Videotechnik wird vor Ort wie virtuell und während der gesamten Veranstaltung professionell betreut. Präsentationen, Videos und sonstige Informationen müssen an den richtigen Stellen eingeblendet werden und eventuell sogar einzelne Inhalte für das internationale Publikum übersetzt. Durch eine spielerische Gestaltung, wie dem interaktiven Einbeziehen der Teilnehmer sowie unterhaltsamer Moderation, lässt sich die Aufmerksamkeit der Teilnehmer gewinnen.

Abbau & Nachbereitung

Wie auch nach einer reinen Live-Veranstaltung wird die Technik wieder abgebaut und vor allem aber Inhalte, wie Vorträge und Dateien nachbereitet. On Demand Videos sowie Downloads werden zur Verfügung gestellt und sind – wie der Name schon sagt – jederzeit für Kunden, Mitarbeiter und andere Interessenten abrufbar. So können ausgebliebene Gäste, die beispielsweise aus Zeitgründen dem Live-Stream nicht unmittelbar beiwohnen konnten, auch noch im Nachhinein auf Inhalte zugreifen.

Welche Arten von virtuellen Events gibt es?

Webinare, Videokonferenzen, virtuelle Messen, hybride Events – es gibt endlose Varianten von virtuellen Veranstaltungen. Wie genau sich diese unterscheiden?

Webinare

Webinare sind Webseminare, in welchen ein Referent den Teilnehmern Wissen vermittelt. Ein Webinar dauert normalerweise nicht länger als 60-80 Minuten und wird mittels einer Software für Videokonferenzen übertragen. Der Referent benötigt (mindestens) einen Computer mit Kamera, Lautsprecher und Mikrofon – die Teilnehmer ebenfalls einen Rechner mit vorzugsweise der Kamerafunktion, aber vor allem Kopfhörern bzw. Lautsprechern. Webinare können sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig sein. Im letzteren Fall wird der Teilnehmer beim Kauf an einen Online-Zahlungsdienstleister weitergeleitet. Vor Beginn der Veranstaltung bekommen die Teilnehmer einen Link zugesendet, auf den diese klicken, um sich zu Beginn des Webinars im virtuellen Seminarraum einzufinden. Webinare können live stattfinden oder aber als vorab aufgezeichnetes Video jederzeit abrufbar (On Demand) zur Verfügung stehen. In einem Live Webinar können die Teilnehmer via beispielsweise Frage-Antwort-, Umfrage und Chatfunktion oder sogar interaktive Spiele mit einbezogen werden. Ob für das eigene Unternehmen und Ihre Mitarbeiter (internes Webinar) oder aber für Ihre Kunden und Dienstleister (externes Webinar) – Webinare sind bereits fester Bestandteil vieler Unternehmen, die auf moderne Wissensvermittlung setzen.

Videokonferenzen

Anstatt der regulären Konferenz in Präsenzform, wird die Videokonferenz ganz einfach online abgehalten. Auch hier findet eine Zusammenkunft einer beliebigen Anzahl an Personen zum Austausch über ein vorher festgelegtes Thema statt. Trifft man sich in einem Konferenzraum bzw. einer Location, so muss vorab für ausreichend Platz (entsprechende Stuhl- & ggf. Tischanzahl etc.) gesorgt werden. Auch online spielt Kapazität eine Rolle: Das System muss entsprechend viele (aktive) Teilnehmer aufnehmen und (Video-)Signale einwandfrei übertragen können. Weitere Voraussetzungen für die Teilnehmer sind zudem das internetfähige Übertragungsgerät (PC, Laptop, Tablet, Smartphone etc.) mit ggf. leistungsstarker Videokamera, und vor allem das funktionsfähige Mikrofon in Form eines Headsets oder auch integrierter Lautsprecher. Im Gegensatz zum Webinar liegt bei einer Videokonferenz der Fokus nicht auf dem Vortrag einer einzelnen Person, sondern dem gegenseitigen Austausch in Meeting-Atmosphäre. Die Teilnehmer können zudem Präsentationen, wichtige Unterlagen oder andere Inhalte teilen. Ein ganz klarer Vorteil zur Präsenzvariante ist – ob mit oder ohne Pandemie –, die Möglichkeit zur weltweiten Vernetzung mit Kollegen, internationalen Kunden oder sonstigen Teilnehmern.

Virtuelle Messen

Virtuelle Messen – Events der besonderen Art. Im Anschluss an eine mögliche Registrierung kann der Messebesucher bereits eine virtuelle Location über eine Online Plattform betreten und in der „Eingangshalle“ per Mausklick verschiedenste Optionen anwählen. Ein virtueller Rundgang vorbei an den einzelnen Messeständen, welche mittels einer Software natürlich wie gewohnt im Design des jeweiligen Unternehmens kreiert wurden, verschafft einen ersten Überblick.

Die Messestände laden per Chatfunktion oder Videomeeting mit den Standbetreibern zum Gespräch ein. Jeder Messestand verfügt über einen Downloadbereich, der Informationen, sinnvolle Unterlagen oder andere wichtige Inhalte des jeweiligen Unternehmens jederzeit abrufbar bereithält. Live- oder On Demand- Vorträge im virtuellen Auditorium unterhalten sowie informieren die Gäste und schaffen die vertraute Messeatmosphäre Die virtuelle Lounge kann nicht nur dem Austausch der Teilnehmer untereinander, dienen sondern beispielsweise auch der Präsentation der Social Media Kanäle., Weitere verschiedenste Möglichkeiten von einer musikalischen Live-Untermalung, über Comedy-Acts bis hin zu Downloads und Videolinks für lockernde Fitness-Übungen sorgen für virtuelle Kaffeepausen. Sowohl der Messebesucher als auch der Standbetreuer bzw. das jeweilige Unternehmen sitzt bequem im (Home-)Office hinter dem Rechner und genießt professionelle Möglichkeiten des essenziellen Austauschs – virtuell!

Hybride Events

Veranstaltungen, die zur gleichen Zeit online sowie offline stattfinden, nennen sich in der Veranstaltungsbranche Hybrid Events. Die gewohnte Inhalts-Vermittlung durch Vorträge auf einer Bühne stehen auch hier im Vordergrund. Durch ein Live- Streaming-Tool können virtuelle Gäste das Event ebenso unmittelbar verfolgen wie die Besucher vor Ort. Der „Eintritt“ in den virtuellen „Veranstaltungsort“ erfolgt auch in dieser Variante über einen vorab versandten Zugangslink. Durch eine Chat-Funktion wird die Möglichkeit zum Frage-Antwort-Austausch gestellt und durch interaktive Votings und weitere Möglichkeiten werden Live- und Online-Zuschauer in die Inhalte und Vorträge mit eingebunden. So entsteht ein lebendiges Erlebnis, das auch den virtuellen Gästen den gewünschten Mehrwert bietet.

Vor, während und nach dem Hybrid Event können sich Präsenz- und Online-Teilnehmer über beispielsweise eine App oder andere Plattform austauschen und sich vernetzen. Die hybriden Events können sowohl unternehmensintern (zum Beispiel Produkteinführungen oder Kick Off Veranstaltungen) als auch extern (zum Beispiel Branchen- und Kundenkonferenzen sowie Hauptversammlungen) stattfinden.

Welche Vorteile haben virtuelle Events?

Virtuelle Events sind also nicht die Alternativvariante für (ortsgebundene) Events, sondern vor allem eine Ergänzung, die ganz neue Möglichkeiten eröffnet. Die Welt an sich, und somit auch die Arbeitswelt, wird immer mehr zu einer digitalen, und Flexibilität zur Anpassung sowie eine moderne Selbstbestimmung werden immer wichtiger.

Klingt ja alles schön und gut, aber welche Vorteile haben virtuelle Events denn nun konkret? Hier geht es zur Antwort und den aussagekräftigsten Vorteilen auf einen Blick:

Kostenreduktion

Zum einen müssen die Teilnehmer eines Events selbst entsprechende Kosten für die An- und Abreise sowie ggf. die Unterkunft tragen. Außerdem entsteht ein durch den Verlust von Arbeits- und oder Freizeit entstandener Aufwand.

Zum anderen werden seitens des Veranstalters im Regelfall enorme Kosten gedeckt, die im Falle eines virtuellen Events ebenfalls teilweise eingespart werden können. Beispielsweise eine Miete der Eventlocation oder der Ausstellungsflächen entfällt, sowie oder für die gastronomische Verpflegung. All diese Kosten können größtenteils eingespart werden, da für ein virtuelles Event weder eine Anreise, noch eine Unterbringung ansteht. Auch die An- und Abreisezeit wird gespart, somit fällt weniger Arbeitszeit weg.

Erhöhung der Reichweite

Nicht nur durch die generelle Werbung für das virtuelle Event an sich, sondern vor allem aufgrund der Ortsungebundenheit, werden die Inhalte einer Online-Veranstaltung weltweit und damit viel mehr Menschen zugänglich gemacht. Von Dolmetschern*innen wird in andere Sprachen übersetzt, sodass internationale Zuschauer aus jedem Land am Live-, Hybrid- oder Online-Event teilnehmen können.

Zeitliche und räumliche Flexibilität

Der Anreiseweg ist nicht mehr physisch zu bewältigen, sondern erfolgt bequem im (Home-)Office vom Schreibtisch aus und innerhalb weniger Klicks. Die Zeiteinsparung wird anderweitig produktiv genutzt. Da die Veranstaltungsgäste eines virtuellen Events sogar die Option haben, nur an den für sie relevanten Inhalten teilzunehmen, gewinnt das Online-Format weiter an Attraktivität. Live-Vorträge können auch noch via zur Verfügung gestellter Aufzeichnungen im Nachhinein an die Veranstaltung beliebig oft verfolgt werden und macht sogar die Interessenten anderer Zeitzonen unabhängig.

Umwelt

Entfallende Anreisen und damit eine geringere Benutzung von öffentlichen sowie privaten Verkehrsmitteln kommt auch der Umwelt zugute. Virtuelle Messen, Seminare, Produkteinführungen, Kick Off Meetings, Konferenzen, Team-Veranstaltungen u.v.m. sind also sehr nachhaltig und tragen zu einem positiven ökologischen Fußabdruck und reduziertem CO2-Ausstoß bei. Auch auf physisches (Werbe-)Material, wie zum Beispiel Broschüren, Plakate oder andere Grafikmittel kann verzichtet werden. Nicht nur werden hierbei weitere Kosten eingespart, sondern auch ein hoher Papierverbrauch vermieden. Dieser wird durch die Online-Bereitstellung von Dateien zum Download ersetzt.

Was sind die Nachteile gegenüber herkömmlichen Events?

Nun wurden das „Gute“ ausgeführt, aber natürlich darf man auch die zweite Seite nicht unberücksichtigt lassen. Die einleitende Frage wird berechtigterweise gestellt, denn natürlich sind die Erfahrungen mit den virtuellen Möglichkeiten noch sehr frisch. Entweder man ist sich ihrer bisher noch gar nicht weiter bewusst gewesen, denn virtuelle Events wurden noch nicht benötigt oder aber das vorherrschende Sträuben des ein oder anderen Unternehmens gegen die Umstellung auf moderne Strukturen ist der Grund.

Natürlich ist ein vorherrschender Aspekt, über den man sich bewusst sein sollte der, dass sich die Teilnehmer, Gäste wie Veranstalter, sich nicht face-to-face begegnen werden. Natürlich ist eine reelle Interaktion, zusammen mit Mimik und Gestik nicht im selben Maße durch virtuelle Begegnungen zu ersetzen. Dennoch sind mehr als nur eine Möglichkeit für den adäquaten Austausch untereinander gegeben. “Hinter den Bildschirmen sitzen“ immer noch eben diese Personen, die bisher live auf der Bühne standen und nun eine Interaktion über Videoübertragung und Chat-Funktion ermöglichen. Diese findet in Echtzeit statt und ist dementsprechend real, wenn auch virtuell. Die Vorträge und Inhalte der Referenten vermitteln einen ebenso effektiven Wert, ob Online, Hybrid oder Live. Des Weiteren werden Zuschauer durch interaktive Integration (Umfragen, Votings und sonstige Varianten) in das Programm mit einbezogen. Eine Sicherstellung der Meinungswichtigkeit jedes Einzelnen wird garantiert.

Ein weiterer Nachteil könnte sein, dass ein höherer technischer Aufwand für eine professionelle Umsetzung von Nöten ist. Natürlich muss Personal für den Technik Auf- und Abbau sowie die entsprechende Betreuung eingeplant werden., Zudem muss ein Team zur virtuellen Betreuung der Teilnehmer bereitstehen, um Fragen beantworten und in technischen Problemfällen unterstützen zu können. Der Technikposten ist hier damit zwar mit Investitionskosten verbunden, dafür entfallen jedoch die Kosten für sonstiges Personal für beispielsweise Service und Betreuung vor Ort, sowie gegebenenfalls Location-Miete und Catering. Sonstige Kosten wie An- und Abreise sowie Kost & Logie der Kunden und Mitarbeiter und Ausgaben für beispielsweise Grafikmaterialien, Give-aways etc. können dafür ebenfalls eingespart werden.

Digitalisierung und Globalisierung - warum es wichtig ist, sich anzupassen!

Auch wenn es sicherlich noch einige Kritiker der Digitalisierung geben mag, , läuft die Zeit realistisch betrachtet nicht rückwärts – im Gegenteil: jeder Fortschritt wird tagtäglich von neuem überholt. Um mitzuhalten und konkurrenzfähig zu bleiben, müssen wir uns anpassen! Natürlich ist das Stichwort Veränderung für viele Unternehmer mit einem großen Schritt verbunden, gerade, weil sie bisher einwandfrei zurechtgekommen sind. Genau hier muss der Blick jedoch auf die Zukunft, und damit ein langfristig nachhaltig orientiertes Handeln ausgerichtet werden. Dies wird nicht die letzte Zeit gewesen sein, aus der sich gewisse Restriktionen ergeben, die ein Veränderung hin zu Neuem und Unbekannten unabdingbar machen. Um als Unternehmen wirtschaftlich am Ball zu bleiben, darf die Digitalisierung, und alles was damit einhergeht, keinesfalls unterschätzt werden.

Kommunikation über digitale Kanäle

Im gegenwärtigen „Hier & Jetzt“ ist es also umso wichtiger, sich Fortschritten anzunähern und über Alternativen nachzudenken, die weiterentwickeln, was bisher vielleicht gut funktioniert hat, auf lange Sicht aber – oder sogar schon jetzt – bereits gar nicht mehr möglich ist. Die Digitalisierung manueller Prozesse spielt seit langem eine große Rolle. Und nun, in Zeiten von Home-Office und Social Distancing, wird sie wichtiger denn je. Das Ergebnis ist eine Kommunikation über digitale Kanäle, die – unter Erfüllung einiger genereller Voraussetzungen – einwandfrei funktioniert, die Arbeit trotzdem sowie weiterhin ermöglicht und eben nichts zum Stillstand bringt.

Orts- und Zeitunabhängigkeit

Nicht zuletzt profitiert auch die Globalisierung sehr von der Digitalisierung. Denn der Daten-, Informations- und Wissensaustausch über Online-Kanäle ermöglicht nun die orts- und zeitunabhängige, und zudem weltweite Zusammenarbeit über Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden wie auch Interessenten.

Krisenfest

Durch virtuelle Events erreicht die Digitalisierung das „Next Level“. Nicht beeinflussbare äußere Faktoren können dem Unternehmen im Krisenfall nichts mehr anhaben. Eine Veränderung der Unternehmensstrukturen bringt vielleicht Neues und Ungewohntes mit, aber ganz nach dem Motto – und wer sich als Serienkenner sieht, darf sich einmal prüfen – „Neu ist immer besser!“, sind wir der Überzeugung: Neu macht‘s leicht. Und wir als Leichtmacher arbeiten selbst nach dem Ohne-Investition-kein-Gewinn-Prinzip. Wie sehen Sie das?

Virtuelle Events - Wir helfen Ihnen mit Leichtigkeit!

Wir von tauleo haben uns auf die Organisation von virtuellen Veranstaltungen spezialisiert. “Leichtmacher”, wie wir uns auch gerne nennen, soll eine elegante Unkompliziertheit und Unbeschwertheit sowie die besondere Freude ausdrücken, mit der wir Events für Sie und mit Ihnen organisieren, umsetzen und betreuen. Außerdem stehen diese Attribute auch für die Atmosphäre, die Ihre Veranstaltung verkörpern soll. Der wichtigste Punkt ist dabei für uns, Ihre Wünsche möglichst genau zu erfüllen, damit Ihr Event Sie sowie Ihr Unternehmen authentisch repräsentiert. Bei all dem begegnen wir Ihnen mit erschwinglichen Budgets und größtmöglichem Arbeitseinsatz.

Online- und Offline-Events

Egal ob es um die Konzeption, die Location, die Technik, das Catering, das Teilnehmermanagement oder die Betreuung virtuell sowie vor Ort selbst geht – wir begleiten Sie bei jeder anfallenden Aufgabe rund um Ihre Veranstaltung. Unsere Expertise umfasst virtuelle Events (Webinare, Online-Konferenzen, virtuelle Messen usw.) sowie Präsenzveranstaltungen (Gala-Events, Firmenjubiläen, Kick Off-Meetings u.v.m.) inklusive der Verbindung beider Elemente in Form von Hybrid Events. Aber auch firmeninterne sowie -externe Incentive-Reisen und -Events organisieren wir gerne für Sie. Oder benötigen Sie eine professionelle Hotelkontingentverwaltung? Kein Problem, Sie werden von unserem speziell dafür und eigens programmierten Tool „Allotment Pro“ begeistert sein. Mit uns sind Ihnen keine Grenzen gesetzt!

Eventmarketing mit Nachhaltigkeit

Wichtig ist uns bei all dem der Nachhaltigkeitsaspekt – Ihnen auch? Perfekt! Wir beziehen Strom aus erneuerbaren Energien, fördern soziale Projekte, unterstützen Fair Trade und achten auf unseren ökologischen Fußabdruck, indem wir Müll vermeiden, wo wir können, und fleißig recyceln. Für uns keine Herausforderung, sondern eine Selbstverständlichkeit.

Dafür nehmen wir uns Ihrer Herausforderung nur zu gerne an – mit Leichtigkeit! Wie? Das klären wir gerne bei einer virtuellen Tasse Kaffee! Oder Sie besuchen uns, so auflagentechnisch möglich, in unserem historischen Speicherstadtbüro. Erreichen Sie uns direkt unter der Telefonnummer +49 (0)40–32 59 110-00, schreiben Sie uns eine E-Mail an events@tauleo.de oder melden Sie sich über unser Kontaktformular bei uns.

Wir freuen uns auf Sie und Ihr Online-, Präsenz- oder Hybrid- Event!