Online Events

Die aktuellen Restriktionen der COVID-19 Pandemie machen es unmöglich, große physische Events zu veranstalten. Glücklicherweise haben sich bereits in den letzten Jahren Online Events durchgesetzt. Denn wie viele Teilnehmer*innen können regelmäßig aufgrund ihres vollen Terminkalenders nicht zu Events reisen? Nutzen Sie, gerade jetzt, die zahlreichen Vorteile von Online Events für sich. Machen Sie Ihr Event unabhängig von Reisekosten, straffen Zeitplänen und limitierten Teilnehmerzahlen. Die Technik ist vorhanden- Sie müssen nur noch Ihre Chance ergreifen und Ihr Online Event zu einem unvergesslichen Ereignis für alle Teilnehmer*innen machen.

Virtuelle Events

Ob online, virtuell oder digital- ein Event, viele Namen: Gemeint sind webbasierte Veranstaltungen. Die Events virtuell stattfinden zu lassen unterscheidet sich im Ziel nicht von physischen Veranstaltungen. Man will gleichzeitig die Vorzüge der physischen Events wahren und das Ziel, die Teilnehmer*innen über ein bestimmtes Thema zu informieren und sich darüber auszutauschen, erreichen. Mit virtuellen Events kein Problem. Die Konzeptionierung von virtuellen Events geht weit über die reine Online-Kommunikation hinaus. Im Gegensatz zu Online-Meetings für Kleingruppen oder Broadcasts zur Informationsübermittlung, ist ein Online Event großangelegt und der Austausch zwischen Teilnehmer*innen und Veranstalter*innen steht im Vordergrund.

Online Veranstaltungen

Online Veranstaltungen sind also virtuelle, auf Interaktion ausgelegte Events, um Menschen unter einem bestimmten Thema zusammenzubringen und sich darüber auszutauschen, zu lernen oder sich unterhalten zu lassen. Events, die online veranstaltet werden, bringen zahlreiche Vorteile mit sich. Überzeugen Sie sich selbst:

Mehrwert:

Online Events erfüllen nicht nur die gleichen Ziele, wie ihre physischen Verwandten, sondern bieten darüber hinaus noch Mehrwert. Durch die virtuellen Tools, die Online-Event-Plattformen mit sich bringen, kann der Erfolg des Events auf ein neues Level gehoben werden. Live-Veranstaltungen können anschließend gespeichert werden und dadurch offline zugänglich gemacht werden, virtuelle Breakout-Räume können zum Austausch eingerichtet werden, die Veranstaltung kann auf mehreren Kanälen gleichzeitig ausgegeben werden und nicht zuletzt kann die Interaktionsrate enorm gesteigert werden, da die Hemmschwelle für Wortmeldungen bei virtuellen Teilnehmer*innen häufig niedriger ist. Die Liste könnte endlos fortgeführt werden- kontaktieren Sie uns gerne für detaillierte Informationen zu Ihrem nächsten Online Event.

Nachhaltigkeit:

Zu den weiteren Vorteilen von Online Veranstaltungen zählt der Klima- und Umweltschutz. Lange Anreisen zu den Events können dadurch vermieden werden und Sie tragen mit Ihrem virtuellen Event so aktiv zu einer nachhaltigeren Wirtschaft bei. Denn Langstreckenflüge sind der Hauptindikator für die globale Erwärmung. Alleine ein*e Teilnehmer*in, der*die beispielsweise von Vancouver nach Frankfurt für das Event reist, würde mehrere Tausend Kg Co2 Ausstoß verursachen. Die Virtualisierung eines Großevents kann also oft mehrere tausend Tonnen Treibhausgase einsparen.

Kosten:

Die Teilnahme an Events bietet für viele einen großen Mehrwert und zählt aus diesem Grund zu den regelmäßigen Terminen in ihrem Kalender. Doch dies ist auch immer mit hohen Kosten für Flüge, Hotels und Taxi-Fahrten verbunden. Virtuelle Events schaffen diese Probleme aus der Welt, denn teure Rechnungen entfallen gänzlich. Allein diese Tatsache führt meist schon zu höheren Teilnehmerzahlen.

Die Reduktion der Kosten betrifft jedoch nicht nur die Kosten, die die Teilnehmer*innen auf ihrer Seite für die Anreise und Unterbringung tragen müssen, virtuelle Events führen auch zu einer Kosteneinsparung auf Veranstalterseite. Denn Sie sparen sich die Kosten für Ausstellungsflächen, Kongresshallen, Catering und die Anreisekosten der Speaker*innen. Auf diese Weise steigern Sie nicht nur die Teilnehmerzahlen, sondern führen auch zu einem positiveren Return on Investment.

Reichweite

Auch auf die Reichweite Ihres Events hat die Virtualisierung einen Einfluss. Denn häufig spielt neben den hohen Kosten für Teilnehmer*innen noch ein weiterer Faktor eine Rolle, die einige von der Teilnahme abhalten: Viele Teilnehmer*innen können aufgrund ihres vollen Terminkalenders schlichtweg aus Zeitgründen nicht an einer physischen Veranstaltung teilnehmen. Broadcasts scheinen eine Lösung zu sein, doch darunter leidet meist leider deutlich die Interaktion. Erhöhen Sie Ihre Interaktionen während des Events durch Online Veranstaltungen und erreichen Sie so eine größere Reichweite. Denn egal wo, egal wann und egal mit welchem Gerät- Ihr Publikum kann die Veranstaltung beliebig in ihren Terminkalender einplanen. Dadurch wird sogar das Problem einer möglichen Zeitverschiebung umgangen.

Kapazität:

Begrenzte Plätze bei Ihrer Veranstaltung? Gehören hiermit offiziell er Vergangenheit an. Online Events sind auf keine Teilnehmerzahlen begrenzt. Auf diese Weise können Sie mit Ihrem nächsten Event ungeahnte Reichweiten erzielen. Das bedeutet: Eine unbegrenzte Anzahl an parallelen Streams, eine unbegrenzte Anzahl an Live-Gesprächen und eine unbegrenzte Zielgruppe.

Sie müssen sich also über die Größe Ihrer Veranstaltungshalle keine Gedanken mehr machen und Ihre Teilnehmer*innen werden nicht von wichtigen Gesprächen abgelenkt, da sie ungestört von zuhause aus teilnehmen können und sich nicht dicht gedrängt auf einer Messe um einen Stand sammeln müssen.

Flexibilität:

Virtuelle Events bringen Ihnen und Ihrem Publikum ein ungeahntes Maß an Flexibilität. Denn wer zuvor bei einem physischen Event entschieden hat, nicht teilzunehmen aufgrund von zu wenigen relevanten Themen für den*die jeweilige*n Teilnehmer*in, der*die entscheidet sich bei einem Online Event vermutlich anders. Hier kann nämlich weitaus selektiver vorgegangen werden. Eine virtuelle Veranstaltung bietet die Möglichkeit, nur an den wirklich interessanten Vorträgen teilzunehmen und die Zeit, die im Falle eines physischen Events aus Langeweile möglicherweise sogar beim Catering verbracht wurde, sinnvoll zu nutzen. Dadurch wird weniger Arbeits- oder Freizeit verschwendet und spart somit Ressourcen.

Zudem fallen dann die Wege, die zwischen diesen einzelnen Vorträgen lägen, weg. Die Teilnehmer*innen müssen nicht einmal ihren Schreibtisch verlassen, um in Halle A einer Podiumsdiskussion beizuwohnen, anschließend in Halle F einen Messestand zu besuchen und danach zu einem Gespräch mit einem Kollegen in der Kantine auf einem anderen Gelände verabredet sind. Zeitliche und räumliche Faktoren werden also von Online Events umgangen und sind nun nicht länger ein Grund, der Veranstaltung fernzubleiben.

Welche Arten von Online-Events gibt es?

Grundsätzlich sind Ihren Ideen keine Grenzen gesetzt. Hier sind einige Vorschläge, mit welchen Online-Events wir schon gute Erfahrungen gemacht haben:

Konferenzen und Messen:

Konferenzen oder gar ganze Messen virtuell stattfinden lassen? Mit tauleo kein Problem. Wir sorgen dafür, dass Ihr Event von der Virtualisierung profitiert und die Interaktionen mit dem Publikum durch Videopräsentationen (z.B. Live-Streaming oder Webcam-Vorträge) und die Einbindung von Live-Chats- sowohl in Gruppenchats als auch in persönlichen Chats- nicht leiden.

Seminare und Schulungen:

Bei Seminaren oder Schulungen steht der Lernfaktor an erster Stelle des Events. Um diesen zu gewährleisten, sind Interaktionen zwischen Vortragenden und Teilnehmer*innen essentiell. Wir von tauleo stellen sicher, dass Sie Ihre Lerninhalte unbesorgt vortragen können. Sie kümmern sich um den Inhalt, wir uns um die Technik. Dabei erhöhen wir ganz nebenbei noch Ihre Reichweite beispielsweise durch die Einbindung von Broadcast-Sessions für einen verteilten Teilnehmerkreis, sogenannten „Remote Teilnehmer*innen“. Darüber hinaus können eingebundene Foren, Gruppenchats oder Video-Streams die Erhaltung der Interaktionsrate sichern.

Business Events:

Ob Mitarbeiter Event, Presse- oder Marketing Event, die Virtualisierung bringt Ihnen den maximalen Erfolg. Für diese Art der digitalen Veranstaltungen gibt es zahlreiche Möglichkeiten der Umsetzung: Kick-Off-Meetings, Entwicklungskonferenzen, interne Jahreshauptversammlungen, digitale Informationsstände oder sogar virtuelle Pressekonferenzen. Hier steht oft die Vertraulichkeit der Informationen an erster Stelle. Wir von tauleo achten besonders auf den Schutz Ihrer Daten und Informationen, damit diese unter Umständen, die Unternehmensgrenzen niemals verlassen.

Verlassen auch Sie sich auf uns und betrauen uns mit der Aufgabe, Ihr nächstes Online Event umzusetzen. Sie liefern die Idee- wir die Technik.

Tools, Plattformen und Software

Mittlerweile gibt es unzählige Online-Event-Plattformen und wir sind stets offen für Neues. Da wir unseren Kunden jedoch nur das Beste anbieten wollen, haben wir uns mit den gängigsten Remote-Event-Systemen beschäftigt und einige Vor- und Nachteile entdecken können. Von BigBlueButton, Cisco/Webex, Evenito, Log Me In/GoTo und Numeo erwiesen sich die Webex- und GoTo-Produkte als die beste Lösung für unsere Kunden.

Sie bieten Ihnen einen großen Funktionsumfang und lassen sich, unserer Erfahrung nach, problemlos in die firmeneigenen IT-Systeme integrieren.

Auch eine stabile Verbindung ist bei wichtigen Events ein großes Thema. Diese Voraussetzung erfüllen unsere beiden Favoriten ebenfalls.

Darüber hinaus stehen Ihnen bei diesen Systemen eine Vielzahl an digitalen Konferenz-Features zu Verfügung. Von Breakout-Sessions innerhalb einer Veranstaltung über interaktive Gestaltungsmöglichkeiten wie Assoziationswolken, Quiz- bzw. Umfrage- und Frage- & Antwort-Funktionen, einem Whiteboard oder virtuellen Pinnwänden.

Sie legen fest, welche Aspekte für Ihr digitales Event von Bedeutung sind und wir suchen gemeinsam mit Ihnen ein passendes Remote-Event-System aus.

Kontaktieren Sie uns gerne mit Ihren Wünschen und Anregungen und lassen Sie uns Ihre Vorstellungen in die Tat umsetzen.

Ein wichtiger Punkt ist auch die verwendete Technik. Hier haben Sie die Qual der Wahl: Sie können Ihr Online Event durch unsere professionelle Audio- und Video-Technik aufrüsten. Wir bieten Veranstaltungs-Headsets, (Remote-)Kameras, ein Studio, Aufzeichnungen oder Live-Schaltung und vieles mehr. Darüber hinaus können wir Ihre Wünsche umsetzen- sei es ein Team aus Kameramännern oder -frauen, Video-Einspieler, Moderator*innen, Artist*innen oder Künstler*innen, Simultan-Übersetzer, Bild-in-Bild-Übertragungen oder das Einspielen von Bauchbinden. Unsere professionelle Ton- und Bildregie produziert genau nach Ihren Vorstellungen.

Ablauf eines Online-Events

Je nach von Ihnen gewählter Plattform für Ihr Online Event, können Sie zwischen verschiedenen Möglichkeiten für den Ablauf wählen. Viele Programme bestechen mit Ihrer einfachen Handhabung und einer sofortigen Teilnahme an einer Veranstaltung durch Klicken. Andere bieten spezielle Lösungen wie virtuelle Event-Räume mit passwort-geschütztem Zugang. Auch in der Ausspielung Ihres Events gibt es viele Unterschiede: Auf einem eigenen Online-Kanal oder auf verschiedenen Plattformen gleichzeitig- Sie haben die Wahl.

Teilnehmermanagement

Für das Teilnehmermanagement stehen Ihnen ebenfalls viele Funktionen zur Verfügung. Ob Teilnehmerlisten für Excel herunterzuladen, Namensschilder ausdrucken oder Buchungsanfragen per Smartphone zu beantworten- wir stimmen Ihre Veranstaltung auf Ihre Wünsche ab.

Datenschutz

Selbstverständlich steht der Schutz Ihrer Daten an erster Stelle. Wir sind uns dessen bewusst, dass Online-Veranstaltungen nicht selten mit sensiblen Daten und Themen einhergehen. Diese zu schützen ist unsere oberste Priorität, sodass keinerlei Informationen Ihre Firmengrenzen überschreiten. Hierfür nutzen wir eine SSL-Verschlüsselung. Die Daten unserer Kund*innen und die der Ticketkäufer*innen werden niemals an Dritte weitergegeben und werden vertraulich unter deutschem Datenschutz behandelt.

tauleo events & incentives GmbH - die Leichtmacher

Sind Sie gerade auf der Suche nach einer Eventagentur in Hamburg, haben aber die Nase voll von Begriffen, wie „markenorientierte Realkommunikation“ oder „emotional inszenierte Markenwelten“? Dann sind Sie bei uns genau richtig- denn wir machen es Ihnen leicht. Wir sind: unkompliziert und gut gelaunt, engagiert und höchst zuverlässig- die Leichtmacher.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail, wir freuen uns auf Sie und Ihre Ideen für Ihr nächstes Online Event und beraten Sie gerne.