Was ist ein Kick-Off-Event?

Eine erste Definition: das Kick-Off-Meeting

Eine kurze Erklärung des Kick-Off-Meetings vorweg, bevor wir uns das Kick-Off-Event genauer ansehen. Kurz gesagt ist ein Kick-Off-Meeting (oder auch Kick-Off-Veranstaltung genannt) also ein Treffen eines Projektteams, das zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres, zum Projektstart oder auch vor einer neuen Projektphase zusammenkommt, um den Projektplan und die einzelnen Phasen zu besprechen. Es dient primär, neben dem Informationsaustausch, der Motivation der Projektbeteiligten zum erfolgreichen Durchlaufen der Phasen und zum Abschluss des Projekts.

Ein Kick-Off bietet viele Möglichkeiten, um ein Projekt angemessen vorzustellen, den jeweiligen Verlauf konkret zu planen und innerhalb eines Teams die entsprechenden Vorkehrungen zu treffen, um einen erfolgreichen Abschluss zu gewährleisten.

Sollte das betreffende Team sich eventuell zum ersten Mal treffen – was oftmals bei geographisch verteilten Teams oder einer bisherigen reinen virtuellen Zusammenarbeit der Fall ist – wird mit einem Kick-Off, als ein Begriff des Projektmanagements, der Einstieg in das Projekt oder die neue Projektphase erleichtert.

Auf den Punkt gebracht, stehen also die Motivation, das Zusammengehörigkeitsgefühl sowie der Teamgeist im Fokus des Kick-Offs. Denn einem erfolgreich abgeschlossenen Projekt liegt immer ein gut funktionierendes und bestenfalls auch eingespieltes Team zu Grunde. Genau aus diesem Grund bietet sich ein Kick-Off-Meeting auch perfekt für ein Teambuilding-Programm an. Dabei lernt man das Team, aber auch sich selbst besser kennen. Passend dafür sind eigens geschaffene Kick-Off-Events, die den Start in ein neues Geschäftsjahr oder ein neues Projekt markieren und im besten Fall sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeitenden einbinden.

Zeitpunkt für ein Kick-Off-Event

Das Kick-Off-Meeting ist in einer eigenen DIN-Norm geregelt. Laut DIN 69901-5 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme. Teil 5: Begriffe“ sollte der Kick-Off vor einem Projektstart, aber nach der Projektplanung stattfinden.

Allerdings zeigt die Erfahrung, dass der Zeitpunkt für die Durchführung in der Praxis meist variiert. Oftmals sind Kick-Off-Meetings auch zwischen Projektphasen zu finden, um den ungehinderten Informationsfluss zu fördern. Findet es früh im Projektverlauf statt, so dient es eher dem Marketing und der Motivation für das Projekt, in einer späteren Projektphase hingegen zum Abstimmen der Arbeiten und der Information der Beteiligten.

Der Zeitpunkt der Durchführung eines Kick-Off-Events hängt also vom jeweiligen Ziel dessen ab.

Notwendigkeit für ein Kick-Off-Event

Projektorientierte Unternehmen werden seltener die Notwendigkeit einer Kick-Off-Veranstaltung sehen als Organisationen, für die die Projektarbeit Neuigkeits- oder Seltenheitscharakter hat. Denn bei einem systematischen Vorgehen sind Kick-Off-Events in ihrer ursprünglichen Form nicht notwendig, da ein vollständiger Projektauftrag, eine transparente Organisation und ein eingespieltes Informationswesen ein explizites Treffen der Projektgruppe überflüssig macht. Es dient hier mehr als Arbeitsgremium, das den Projektauftrag entwickelt und wird unter dem Start-up bzw. Projektstart-Workshop geführt.

Ziele eines Kick-Off-Events

Ziele von Kick-Off-Events können vielfältig sein. Primär dienen sie aber unter anderem:

• der Motivation der Projektbeteiligten
• der Vermittlung des Projektziels
• der Betonung der Bedeutung des Projekts für das Unternehmen zum Zwecke des Projektmarketings
• der Gewinnung von Unterstützung der Führungskräfte für das Projekt
• der Information des Teams über den Ablauf und den Projektplan/die einzelnen Phasen
• der Abstimmung der Beteiligten untereinander über den Arbeitsbeginn und die Aufteilung der Arbeiten

Inhalte eines Kick-Off-Events

Wesentliche Inhalte einer Kick-Off-Veranstaltung sollten sein:

• eine kurze Begrüßung der Projektbeteiligten und Teilnehmenden durch die Projektleitung oder gegebenenfalls der Geschäftsleitung
• eine anschließende Vorstellungsrunde aller Beteiligten unter Nennung der jeweiligen Funktion (bei großen Teams alternativ eine Vorstellung des Teams durch den Teamleitenden)
• eine Erläuterung des Projektziels, des Nutzens und des Projektplans sowie Chancen und Risiken des Projekts
• eine Aufstellung der Beteiligten und Einteilen in unterschiedliche Rollen und Ansprechpersonen
• die Klärung und das Festsetzen der Deadlines und des Zeitplans
• Kommunikationsregeln und -kanäle festlegen
• das moderierte Einholen von Feedback, Bedenken und Anregungen

Teilnehmende eines Kick-Off-Events

Auch bei den Teilnehmenden gibt es einige Empfehlungen. Wer an Kick-Off-Events teilnehmen sollte, hängt ebenfalls von der Art und dem Ziel des Projekts beziehungsweise der Veranstaltung ab. Demnach sollten Vertretende des Auftraggebenden anwesend sein, Vertretende der Geschäftsführung, das Projektteam selbst, der Projektleitende und zusätzliche (temporäre) Projektbeteiligte.

Gestaltung und Formen von Kick-Off-Events

Das Kick-Off-Event kann aus unterschiedlichen Elementen bestehen. Zum Beispiel kann sie sich nur auf Präsentationen der Führungsebene beschränken oder aber in Form eines Work-Shops die Teilnehmende aktiv miteinbeziehen. Manchmal findet bei wichtigen Großprojekten auch eine Pressekonferenz im Anschluss als Bestandteil der Kick-Off-Veranstaltung statt. Letztlich entscheidet auch hier die Art des Unternehmens, die Arbeitskultur, die Art des Projekts und das Ziel der Veranstaltung über ihre Inhalte.

Eine besondere Form des Kick-Off-Meetings ist ein Online Kick-Off Event. Es bildet alle Inhalte und Rahmenbedingungen einer Live-Veranstaltung ab, findet allerdings virtuell statt. Dabei kann jede Art von Kick-Off-Meeting digital stattfinden – von der Projektstart-Veranstaltung bis hin zur Jahresauftaktveranstaltung. Vor allem internationale Unternehmen profitieren von dieser Gestaltungsform und machen bei geographisch verstreuten Teams häufig davon Gebrauch. In Zeiten des Home-Office hat diese Veranstaltungsform jedoch in allen Branchen zugenommen. Dabei ist eine professionelle Umsetzung die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches digitales Kick-Off.

Vorteile und Risiken von Kick-Off-Events

Wie bei jeder Veranstaltung gibt es auch hier einige Risiken, aber auch Vorteile zu beachten.

Vorteile

• Das Aufeinandertreffen einzelner Projektbeteiligter und die gemeinsame Arbeit stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl und erhöht die Motivation.
• Kick-Off-Veranstaltungen bewirken ein besseres Kennenlernen der Teammitglieder.
• Unterschiedliche Unternehmensebenen treffen aufeinander und können eine gemeinsame Basis schaffen, um den Projektverlauf nachhaltig zu beeinflussen, wie Auftraggebende, Projektleitende und Teammitglieder.
• Das Kick-Off-Meeting schafft eine Basis, aufgrund der bereits Chancen und Risiken des Projekts abgeschätzt werden können.

Risiken

• Durch eine schlechte Planung kann die Erreichung des Ziels des Projektes in Gefahr geraten.
• Eine fehlende Strukturierung birgt das Risiko, den Zeitplan des Meetings nicht einhalten zu können.
• Treffen Teammitglieder zum ersten Mal aufeinander besteht das Risiko, dass das eigentliche Ziel des Meetings nicht erfüllt wird, da zu viel Zeit für Vorstellung und Austausch aufgewendet wird.
• Ein Aufeinandertreffen mit unterschiedlichen Führungsetagen birgt die Gefahr, dass Teammitglieder das Meeting für Beschwerden beim Management ausnutzen und so ebenfalls das eigentliche Ziel der Veranstaltung aus den Augen verloren wird.

Tipps für ein erfolgreiches Kick-Off-Event

Um diese Risiken zu umgehen, sind hier ein paar Tipps für eine erfolgreiche Durchführung einer Kick-Off-Veranstaltung aufgeführt. Ein Kick-Off-Meeting sollte also in jedem Fall – ob online oder live – gut geplant und strukturiert sein. Dabei ist unter anderem zu beachten:

• das Meeting gut vorzubereiten – also Ort, Dauer und Agenda festzulegen,
• die Teilnehmenden frühzeitig darüber in Kenntnis zu setzen,
• das Event strukturiert durchzuführen und zu moderieren,
• das Kick-Off für den Informationsaustausch optimal zu nutzen,
• klare Botschaften zu kommunizieren und
• das Event nachzubereiten.

Vor allem die Nachbereitung wird oftmals vernachlässigt. Dabei bietet sich ein Protokoll an, das im Anschluss an alle Teilnehmende versendet wird, um offene Fragen im Anschluss zu beantworten und Erkenntnisse festzuhalten.

Wir hoffen, wir konnten der Frage „Was ist ein Kick-Off-Event?“ heute ausreichend auf den Grund gehen – dennoch freuen wir uns auf Ihr Feedback. Kontaktieren Sie uns gerne bei Fragen, Anmerkungen oder Wünschen. Stellen Sie auch sicher, dass Sie nicht unseren nächsten Blogbeitrag verpassen, in welchem wir uns der nächsten Eventart im Detail widmen wollen.