Warum Eventmanagement?

Ein Beispiel

Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor: Sie sind ein Start-Up und haben durch einen wirtschaftlichen positiven Trend profitiert, sind also schnell und exponentiell gewachsen. Jetzt wollen Sie Ihren neuen Kund*innen und mittlerweile auch einigen Geschäftspartner*innen danken und zu diesem Zweck ein Event organisieren. (Bedenken Sie nun die Ausgangssituation: Eigentlich noch nicht aus den Kinderschuhen raus, trotzdem plötzlich sehr groß). Die Idee steht schnell: Möglichst nachhaltig sollte es sein, vormittags gibt es einige Vorträge, nachmittags für die Familienangehörigen sportliche Spiele und Chill-Out Lounges, das Ganze möglichst hip und urban und abends soll es ein Konzert mit ein paar Künstlern geben. Da Sie junge Gründer*innen sind und schon auf vielen Konzerten und Events unterwegs waren, denken Sie, Sie bekommen das neben dem Alltagsgeschäft noch organisiert.

Zunächst läuft alles super, die Idee stand schnell, die Künstler*innen wurden angefragt, das Catering macht ein Freund und die Einladungen sind versendet. Sie gehen weiter Ihrer Arbeit nach. Doch wenige Tage vor dem Event ruft Sie Ihr Freund an und muss wegen Krankheit das Catering absagen. Sie haben den Überblick verloren, wie viele Gäste nun eigentlich kommen und sie stellen mit einem Blick in Ihr Postfach fest, dass schon zahlreiche Nachfragen von Gästen zu verschiedenen Themen eingetroffen sind. Und obendrein haben Sie immer noch keine Zusage von einem Künstler für das geplante Konzert. Ihnen bleiben nun nur noch wenige Tage zur Organisation des Events und die Deadline für die Quartalszahlen und der Steuerberater klopfen auch schon an die Tür.

Was nun? Dies ist ein klassischer Fall von vorheriger Unterschätzung des Workloads und Aufwands der Organisation eines Events und anschließender Prokrastination beziehungsweise Ignoranz der noch anstehenden Aufgaben, gefolgt von einer schwer zu lösenden Stresssituation.

Hier wäre ganz offensichtlich das Outsourcen der Organisation des geplanten Kundenevents sinnvoller gewesen.

Denn im Gegensatz zu den beiden Gründer*innen des fiktiven Start-Ups hätte eine professionelle Eventagentur so einiges anders gemacht.

Die Vorteile von professionellem Eventmanagement

Zunächst reicht der bloße Besuch von Konzerten und Events nicht aus, um ein eigenes Event- vor allem in größerem Ausmaße- zu planen. Eine Eventagentur kann an dieser Stelle in der Regel schon auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Zudem läuft man mit einer solchen Agentur an seiner Seite keine Gefahr, dass das Event zwischenzeitlich ein Stimmungstief erleidet und sich die Gäste langweilen oder im Gegenteil gar überfordert vom Angebot sind. Professionelle Eventmanager*innen wissen, wie man das Storytelling eine Veranstaltung gestaltet und gezielt durch Emotionalisierungen und Trends bereichern kann.

Teilnehmermanagement

Zum Eventmanagement zählt aber auch das Teilnehmermanagement. Denn das Catering beispielsweise benötigt konkrete Zahlen, wie viele Gäste kommen werden, um entsprechende Verpflegung bereitzustellen. Aber auch Sie als Gastgeber*in müssen unbedingt die genaue Gästeanzahl wissen. Daher behält eine professionelle Eventagentur auch die Einladungen und Zu- sowie Absagen im Blick und erzeugt sogar gezielt durch verschiedene Maßnahmen Vorfreude auf das Event und bereitet sie so im Vorfeld bereits darauf vor, was sie erwarten wird.

Auch unbeantwortete Nachfragen, wie bei den beiden fiktiven Start-Up Gründer*innen, von ihren Gästen können durch das Outsourcen des Eventmanagements vermieden werden. Denn Eventagenturen stellen in der Regel im Vorfeld im Rahmen des Teilnehmermanagements auch Informationen – beispielsweise zum Ablauf, dem Catering und der Anfahrt- bereit.

Planungssicherheit

Natürlich kann es nun auch den besten einmal passieren, dass sie krank werden und etwas kurzfristig abgesagt werden muss, aber eine Eventagentur arbeitet meist mit eingespielten Partnern zusammen und verfügt über ein umfangreiches Netzwerk an Dienstleistern. So hat sie bei einem Ausfall im besten Fall nicht nur einen Ersatz, sondern gleich mehrere zur Hand.

Dadurch erhöht sich aber auch die Planungssicherheit der gesamten Veranstaltung. Die Situation, in der sich die beiden Gründer*innen kurz vor dem Event wiedergefunden haben, würde sich somit nicht wiederholen. Denn durch eine gut strukturierte und professionelle Planung des Events können solch kurzfristige Absagen umgangen werden und die Zusagen der Partner werden schon weit im Voraus inklusive der entsprechenden Verträge eingeholt.

Sollten nun also Künstler*innen oder Speaker*innen eingeladen worden sein, kümmert sich die Eventagentur ebenfalls um das Management dieser. Schließlich muss daran gedacht werden, dass sie eventuell eine Unterkunft benötigen und oftmals noch Unterstützung darüber hinaus. Vielleicht muss sogar mit einem anderen Management kommuniziert und verhandelt werden. All das hat die Eventagentur im Griff. Zudem ist es oftmals erwünscht und hilfreich, die einzelnen Teilnehmer*innen oder Speaker*innen und Künstler*innen miteinander zu vernetzen. Auch das kann eine Eventagentur übernehmen.

Individuelle Betreuung

Alles in allem gibt die Eventagentur nun dem Event die benötigte Individualität – sie wollen schließlich in Erinnerung bleiben und im Falle unseres fiktiven Start-Ups einen donnernden und professionellen Start in das Business markieren.

Dementsprechend leicht lässt sich nun unsere heutige Anschlussfrage beantworten:

Welche Eigenschaften sollte ein*e Eventmanager*in besitzen?

Ganz oben auf der Liste steht die Stressresistenz. Denn bei vielen zu organisierenden Events parallel, Absagen und kurzfristigen Änderungen einen kühlen Kopf zu bewahren ist schon eine ganz besondere Gabe. Zudem ist auch Flexibilität ein entscheidender Faktor, der hier die Spreu vom Weizen trennt. Eventmanager*innen die ausschließlich auf ihr altbewährtes Konzept pochen, werden keinen Erfolg haben. Sich immer wieder neu zu erfinden und jedem Event das individuelle gewisse Etwas zu verleihen ist hier die Devise. Natürlich spielt in diesem Zuge also auch das nötige Maß an Kreativität eine Rolle. Sollte einmal etwas überhaupt nicht nach Plan laufen, sollte ein*e professionelle Eventmanager*in immer einen Plan B und notfalls auch einen Plan C in der Tasche haben. Improvisationstalent ist nicht selten gefragt. Sich dabei immer wieder an neue Situationen anpassen zu können ist in diesem Zusammenhang demnach auch keine schlechte Eigenschaft.

Die nächsten drei Eigenschaften spielen ebenfalls eng zusammen: Führungskompetenz, Konfliktlösungskompetenz und Selbstsicherheit. Bei einem Event arbeiten ganz unterschiedliche Charaktertypen und Berufsgruppen zusammen, die unterschiedliche Arbeitsweisen und Umgangstöne gewohnt sind. Sollte es also mal lauter und hektischer zugehen und das „Bitte“ und „Danke“ unter den Tisch fallen, darf Sie das nicht aus der Ruhe bringen. Das ist keinesfalls ein Zeichen von mangelnder Wertschätzung oder schlechter Stimmung. Was es jetzt braucht, ist ein*e professionelle*n Eventmanager*in, der*die den kühlen Kopf bewahrt und selbstsicher und bestimmt alles koordiniert. Nur so ist ein positives Ergebnis garantiert. Ihre Partner müssen vielleicht auch ab und an etwas motiviert werden. Diese Funktion hat ein*e gute*r Eventmanager*in ebenfalls inne. Und dabei darf niemals die Service-Orientierung aus den Augen verloren werden. Denn bei allem Spaß und aller Hektik, die bei der Organisation und dem Aufbau des Events aufkommt, muss letztlich der*die Kund*in zufriedengestellt werden und mit ihm*ihr seine*ihre Teilnehmer*innen und Gäste.

Wir hoffen, mit diesem kleinen Guide durch die Eventmanagementbranche, Ihre Neugier auf unseren Blog geweckt zu haben. Lassen Sie uns gerne wissen, sollten Sie Fragen, Anmerkungen oder Wünsche zu unseren Leistungen oder unserem Blog haben. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

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